Pom2
Obecné vlastnosti aplikace
Obsluha aplikace respektuje pravidla standardních aplikací běžících pod operačním systémem Windows. Po spuštění aplikace a přihlášení do databáze se otevírá hlavní okno aplikace, jehož názvem je zkrácený název organizace (název organizace, sídlo a další náležitosti se nastavují v tzv. základních parametrech).
V okně naleznete nabídkové hlavní menu pro spouštění jednotlivých modulů (agend) a funkcí aplikace. Pod ním je umístěna jedna řada tlačítek s ikonami pro snadnější použití důležitých položek z menu (nástrojová lišta - toolbar). Ve spodní části hlavního okna je tzv. stavový řádek (viz dále).
Na zbývající ploše se zobrazují jednotlivá okna otevíraná z menu. Počet současně otevřených oken v rámci aplikace není omezen, pouze v případě méně výkonného počítače je nutné počítat se zpomalováním běhu aplikace. Rovněž není nijak omezováno spouštění jiných aplikací v rámci aktuálně instalovaného software na PC uživatele.
obrázek 3 - Hlavní okno aplikace
Při práci s aplikací je možné využít tzv. kontextové (popup) menu. Toto se vyvolá kliknutím na pravé tlačítko myši, čímž se rozbalí menu, obsahující užitečné funkce, které se v daném místě aplikace nejčastěji používají. Tím se často ušetří čas pohybem a hledáním po jednotlivých položkách menu.
Příklad volby v režimu Editace:
- Budoucí změny – zadání budoucí změny položky (viz též obecnější variantu – Pracovní postup)
- Historie – přehled změn položky (přebírá se z archívu změn dat – pokud není promazán)
- Otevřít číselník – otevře číselník, aniž by jej uživatel musel otvírat pomocí menu
- Změna třídění nabídky – dovoluje změnit třídění u položek, které dovolují zadat jen vybranou hodnotu z množiny hodnot (rozbalovátko u položky) – např. zda se při zadávání střediska mají pod rozbalovacím tlačítkem třídit dle čísla nebo dle názvu
- Hromadná změna – dovoluje provést hromadnou změnu položky pro více záznamů – viz dále.
- Zdroj SQL – uloží do clipboardu název zdrojového SQL příkazu (dá se pak vložit pomocí Ctrl+V např. v okně SQL promptu)
Nastavení zobrazení záložek
V agendách Osobní údaje, Nepřítomnosti, Dokumenty lze uživatelsky změnit umístění záložek. Klikněte pravým tlačítkem myši na některou záložku a zvolte ‚Nastavit zobrazování záložek‘´. Vyberte si umístění záložek nahoře, dole, vlevo či vpravo.
V případě, že některé záložky nebudete využívat, můžete je odstranit - kliknutím levého tlačítka myši se záložka zbarví dorůžova. Vybrané nastavení uložíte kliknutím pravého tlačítka myši a uložíte nastavení. K původnímu nastavení se můžete kdykoliv vrátit. Fakt, že záložky jsou dočasně zneviditelněny, poznáte podle žluté značky F. Pro zpětné zobrazení záložek je postup analogický.
ZOOM - zvětšení nebo zmenšení písma
Menu: Nastavení – Třídění, filtrace, hledání
Nastavením procent ZOOMu zvětšíte (zmenšíte) všechny seznamy, formuláře a sestavy. Naopak tím nebudou ovlivněny ovládací prvky – tlačítka, záložky, atd.
Velikosti oken
Velikost okna můžete zvětšit posunutím za okraje - tím bude velikost zapamatována pro příští spuštění. Jinou možností je volba menu: Okno/Maximální - příště bude okno otevřeno v maximální podobě.
Pokud je okno poprvé otevřeno a má malé rozměry, nastaví se velikost na 80% výšky a 2/3 šířky. Dále přidána kontrola zda x či y není mimo zobrazitelnou plochu a zmenšení velikosti okna pokud je větší než hlavní okno (změna rozlišení obrazovky). Zrušeno zbytečné načítání/ukládání pozice/rozměrů pro child/ne-resizable okna.
V menu "Evidence" naleznete seznam 5 naposledy použitých voleb menu. Seznam je aktivní, tzn. kliknutím se otevře dané okno aplikace.
Práce s údaji v aplikaci
Vyhledání a práce se zaměstnanci
Při vlastní práci s aplikací je jedním z hlavních požadavků práce s požadovaným zaměstnancem (resp. se skupinou zaměstnanců).
Pokud je potřeba vyhledat konkrétního zaměstnance nebo uchazeče v rámci aktuální zpracovávané agendy (např. v evidenci osobních údajů), přejdete buď do zobrazeného Seznamu zaměstnanců, kde je možné vybrat jednoho či více zaměstnanců, nebo použijete vyhledávací okno Hledání zaměstnance.
Pozn. Pokud máte v jednom místě aplikace vybraného konkrétního zaměstnance, pak při přechodu do dalších částí systému se tento stále udržuje jako aktivní a není potřeba jej opakovaně vyhledávat!
Seznam zaměstnanců
Okno Seznam zaměstnanců obsahuje přehled všech zaměstnanců z databáze, na které má přihlášený uživatel přístup. Seznam vždy obsahuje os.číslo, příjmení, jméno, titul. Další údaje jsou dle příslušného modulu (např.v Pracovních poměrech jsou navíc zobrazeny údaje o jednotlivých pracovních poměrech zaměstnanců).
Zaměstnanci v seznamu jsou navíc barevně rozlišeni, pokud je vystoupivší (červeně) nebo nově nastoupivší (zeleně), pokud nemá založen pracovní poměr (uživatelská chyba), pak v agendě Pracovního poměru je v seznamu označen žlutě. Za nově nastoupivšího je považován zaměstnanec s datem nástupu v aktuálním či v následujících obdobích. Definice vystoupivších zaměstnanců je parametrická dle nastavení v menu: Nastavení-Třídění,filtrace,hledání. Pokud tento není vyplněn, pak je za vystoupivšího považován zaměstnanec s datem výstupu před aktuálním dnem, pokud je parametr nastaven na ‚a‘, pak je vystoupivší každý s datem výstupu před 1. dnem aktuálního období, pokud je ‚p‘, pak před posledním dnem aktuálního období.
Toto nastavení je platné i pro filtr dle stavu zaměstnance (viz obr.), kdy lze přímo nastavit přepínač ve spodní části okna na možnosti Všichni zaměstnanci, Zaměstnanci ve stavu (nevystoupivší) a Zaměstnanci po výstupu (vystoupivší).
Výchozí nastavení tohoto přepínače je na volbě ‚Všichni zaměstnanci‘ – lze je změnit v okně Pomůcky-Třídění, filtrace, hledání – nastavením volby ve skupině ‚Nastavení seznamu zaměstnanců‘.
Výběr jednoho zaměstnance
Chcete-li tedy v zobrazeném seznamu zaměstnanců vybrat jednoho konkrétního, označíte jej kurzorem, a to tak, že na něj kliknete levým tlačítkem myši. Tím se řádek s vybraným záznamem označí (viz obrázek vpravo).
Výběr více zaměstnanců
Výběr více zaměstnanců provádíte tak jako ve Windows pomocí klávesy Ctrl nebo Shift a myši. Chcete-li v daném modulu pracovat s určitou skupinou zaměstnanců, které jste si např. vyfiltrovali, pak je lze označit tak, že pokud jsou jednotlivé záznamy pod sebou, kliknete myší na první v pořadí, stisknete klávesu SHIFT a kliknete na poslední. Chcete-li označovat jednotlivé záznamy, pak stisknete klávesu CTRL a myší klikáte na požadované záznamy, čímž se vám označují.
Aktuálně vybraný záznam z označeného seznamu je ten, který je označen ukazovátkem. Pro přechod mezi záznamy z označeného seznamu použijete šipky z nástrojové lišty (První, Předešlý, Následující, Poslední). Tento přechod lze realizovat nejen v záložce Seznam zaměstnanců, ale i přímo v jednotlivých oknech modulů (např. Osobní údaje…, Pracovní neschopnost …atd).
Rozbalovátko pro výběr zaměstnance
Rozbalovátko pro výběr zaměstnance (např. v menu: Mzdy - Vyúčtování zaměstnanců): seznam roluje dle stisku kláves (lze psát os.číslo nebo příjmení).
Správa údajů
V této kapitole je popsáno, jak spravovat jednotlivé údaje (záznamy) zaměstnanců v aplikaci, jak je prohlížet, vkládat, opravovat či mazat.
Pozn. Práce s údaji v číselnících systému je velmi podobná jako s ostatními údaji zaměstnanců a je popsána zvlášť v úvodu kapitoly Číselníky.
Obecné okno údajů zaměstnance
Pokud v některé části aplikace (např. moduly Evidence, PracPom, Doplatky…) vyberete v seznamu konkrétního zaměstnance, můžete přejít do záložky, ve které jsou umístěny vlastní údaje zaměstnance, týkající se daného modulu (např. Osobní údaje, Nápočty, Doplatky-zaměstnance…).
Každou takovou záložku je možné přepnout do režimu: Pohled, Editace, Sestava a nastavit přístupová práva.
obrázek 9 - Volba režimu
Jednotlivé režimy mají tyto funkce:
Pohled - primárně aktivní list
Editace - slouží ke vkládání nových údajů, opravě existujících údajů a prohlížení či rušení dříve zadaných údajů.
Sestava - vytváření tiskové sestavy, podle druhu modulu se vytváří sestava pro všechny zaměstnance s údaji, které jsou v dané záložce, nebo v některých specifických místech se vytváří sestava s údaji právě vybraného zaměstnance. Tisk sestav je popsán v kapitole Tiskové sestavy.
TIP: Zadávání položek typu datum
K zvýšení komfortu a efektivity zadávání údajů do aplikace je implementována speciální funkce, která podstatně zrychluje zadávání jakýchkoliv položek typu datum (zejména data v nepřítomnostech). Funkce zajistí, že pokud zadáváte datum v aktuálním měsíci, nemusíte zadat celý datum, ale stačí pouze zadat den (bez tečky) a funkce po stisku ENTERu (resp.TABulátoru) automaticky doplní aktuální měsíc a rok. Funkci lze použít i v případě, že zadáváte datum v rámci aktuálního roku, tzn. stačí zadat den a měsíc a aktuální rok se doplní automaticky.
Příklad: Zadáváte nemoc od 5.10.2000 do 15.10.2000, místo ‚vyťukání‘ celkem 19 znaků (+2xENTER), vložíte pouze: 5[ENTER]15[ENTER], tedy 3+2 znaky.
Možnosti zjednodušeného zadávání:
- zadat den a ENTER nebo TAB
- zadat den a měsíc a ENTER nebo TAB. Pro oddělení dne a měsíce je možno použít jak tečku (.), tak čárku (,). Pro uživatele je pak výhodné používat klávesu desetinné tečky na numerické klávesnici (která dle nastavení PC zapíše tečku nebo čárku).
- přetažením data z tzv. kalendáře.
Hromadné změny údajů
V agendě „Evidence zaměstnanců“ a „Pracovní poměry“ jsou povoleny hromadné změny vybrané položky (ale není je možné provádět v agendě MaPExpress). Postup provedení je následující:
- V dané agendě v záložce „Seznam zaměstnanců“ vyberte a označte ty zaměstnance, kterým chcete provést hromadnou změnu jednoho údaje (jsou podsvíceni modře).
- Přepněte se do dané záložky a přejděte do režimu „Editace“.
- Do vybraného pole zapište hodnotu, kterou chcete mít u všech zaměstnanců. Po zapsání odskočte kurzorem do dalšího pole (myší nebo klávesou Tab nebo Enter).
- Ukažte myší na pole, do něhož jste zadali hodnotu, a poté stiskněte pravé tlačítko myši. Z nabídky vyberte akci: „Hromadná změna“.
- Na kontrolní hlášku odpovězte, že ano, že si přejete provést hromadnou změnu u všech vybraných zaměstnanců.
Třídění, filtrace a vyhledávání údajů
Aby bylo možné pracovat efektivně nad větším množstvím dat načtených z databáze do libovolné tabulky, jsou k dispozici nástroje pro třídění a filtraci údajů. Zde popisované vlastnosti jsou společné pro většinu částí aplikace, pouze v některých specifických sestavách (s komplikovaným systémem výběru položek, např. z několika tabulek najednou) je tato možnost potlačena a nahrazena programovým způsobem třídění a filtrace.
Pozn. Pokud v některém okně či sestavě provedete nastavení třídění (nikoli kliknutím na sloupec ale ikonou) či filtrace, zůstává tato vlastnost danému oknu přidělena, dokud ji nezrušíte, tj. i po ukončení práce s aplikací. Zrušení provedete novou definicí třídění a filtrace (ikonou) nebo prostřednictvím menu Údaje/Zruš třídění nebo Údaje/Zruš filtraci nebo pravým tlačítkem myši.
Vzhledem k různým potřebám a znalostem jednotlivých uživatelů aplikace existují i různě složité varianty třídění a filtrace. Každý uživatel si může vybrat dle svých potřeb tu, která mu k jeho práci vyhovuje nejlépe. Varianty třídění a filtrací dat se nastaví pomocí okna zobrazeného po volbě v menu volbou ‚Nastavení - Třídění,filtrace,hledání ‘ nebo kliknutím na příslušné tlačítko s ikonou v hlavní nástrojové liště.
Export údajů
Data zobrazená ve většině tabulek i sestavách aplikace je možné, pro jejich další zpracování nebo prezentaci jinou aplikací, ukládat do libovolného místa na uživatelově PC nebo v síti, do které je uživatel připojen.
Export dat
Pod položkou menu Údaje/Export dat jsou vnořeny položky menu pro uložení dat Do souboru, pro Odeslání dat a pro Odeslat obrazovku.
Další informace – viz kapitola Tiskové sestavy – Tiskový manažer.
Odeslat obrazovku…
Další variantou zaslání informací o aplikaci na technický support (či na jiný e-mail) je varianta Odeslat obrazovku … . Tímto způsobem lze internetem odeslat na požadovanou elektronickou adresu (implicitně support@ksprogram.cz) aktuální okno aplikace. Odeslání k správné funkci potřebuje mít nainstalován některý ze standardních poštovních klientů pro e-mail (nejlépe MS Outlook).
Pozor: vzhledem k náročnosti operace je možné, že odezva trvá až několik desítek sekund a výsledný soubor má velikost až několik MB !
