Disketa pro poštu
Menu: Mzdy/Přenosy dat/Disketa pro poštu
Modul slouží k vytváření souboru pro poštu, která částky předává prostřednictvím poštovních poukázek "typu B".
Základní předpoklady
Pro správné využití modulu je potřeba alespoň obecné obeznámení s problematikou předávání poštovních poukázek „typu B” na disketě tak, jak je popsána v Podmínkách pro vstup podavatele ... vydaných Českou poštou (dále jen ČP), případně základní obeznámení s Programem pro ruční tvorbu disket, taktéž dodávaným ČP. V praxi to znamená především mít uzavřenu dohodu o předávání datových souborů k automatizovanému podání platebních dokladů tak, jak je popsáno ve výše zmíněných Podmínkách. Mezi další předpokládané znalosti patří mimo jiné i znalost jednotlivých druhů výplatních podmínek, základní názvosloví (VDS-vstupní datový soubor podavatele, jednotlivé symboly, sumační a položková věta) a správné hodnoty sazeb pro jednotlivá období.
Popis funkce modulu
Funkcí modulu je vytvořit soubor a průvodku k automatizovanému podávání platebních dokladů. Program je možné použít pro dané období až po provedení výpočtu výplat, protože čerpá z naplněných položek zpracování brutto jednotlivých pracovníků a vyhledává takové platby pracovníka, které jsou zasílány poštovní poukázkou na zadanou adresu.
Kromě souboru a průvodky vytvoří program tzv. opis datového souboru, který slouží ke kontrole správného vytvoření datového souboru, v postatě se jedná o „rozkódovaný” datový soubor, proto se velmi doporučuje před odevzdáním datového souboru a průvodky projít pro kontrolu tento opis.
Zahrnuté platby
Do souboru jsou zahrnuty ty kódy mzdových položek, které jsou uživatelem vybrány, nejčastěji
- kód 971 - Mzdy poštou.
A dále v rámci vybraných kódů jsou zahrnuty ty záznamy z agendy Platby, které buď
- mají vyplněnu adresu, nebo
- nemají vyplněn bankovní účet a nemají vyplněnu adresu (pak se adresa přebírá z trvalé adresy zaměstnance).
Postup tvorby datového souboru a průvodky
- Proveďte kontrolu, zda byl proveden výpočet mezd/výplat zaměstnanců.
- Zkontrolujte naplnění sazeb v číselníku ‚Ceny ze sumy‘ a ‚Ceny za služby‘.
Naplnění obecných údajů
Číslo podavatele - dle dohody s ČP.
Datum VDS - aktuální datum ve formátu mmdd (mm - měsíc, dd - den). Implicitně dnešní datum.
Číslo VDS - počáteční číslo, od kterého se budou číslovat jednotlivé sumační věty, mění se pouze v případě tvorby více disket v jednom dni.
Specifikace adresáta – pokud je tento údaj vyplněn, pak se hodnota v něm používá jako kontrolní údaj při vybírání peněz, tj. objeví se ve vytvořeném datovém souboru. Je možné si vybrat ze tří možností : buď rodné číslo zaměstnance nebo datum narození zaměstnance nebo nevyplněno. Položka je nepovinná.
Zde je ovšem položka needitovatelná, nastavení se řídí rozšiřujícím parametrem „posta_sp_adres“. Implicitní hodnota parametru je "nic". Po nastavení na hodnotu "datum narození" nebo "rodné číslo" se zviditelní v agendě "Mzdy-Platby, záložka Pro zaměstnance" pole pro zadání kontrolního údaje (data narození nebo rodného čísla). Tento údaj bude použit do datového souboru pro poštu.
Způsob placení
v případě, že úhrn poukazovaných částek je placen ze stejného účtu jako úhrn sazeb
v případě, že úhrn sazeb je placen z jiného účtu nežli úhrn poukazovaných částek
Banka - kód banky, ve kterém je veden účet, ze kterého proběhnou platby
Předčíslí účtu - předčíslí účtu, ze kterého proběhnou platby
Účet - číslo účtu, ze kterého proběhnou platby
Konst. symbol - konstantní symbol, který je uveden v dohodě s ČP.
Specifický symbol - specifický symbol, tak jak je uveden v dohodě s ČP.
Variabilní symbol - variabilní symbol, je dopočítáván automaticky - nelze editovat
Úhrada cen - tyto údaje se vyplňují pouze v případě placení úhrnu sazeb z jiného účtu nežli úhrn poukazovaných částek
Platnost dokladů - údaj obsahující datum platnosti výplatního dokladu, podrobnosti k této položce viz Podmínky pro vstup podavatele vydané ČP.
Zpráva pro příjemce - lze definovat vlastní text nebo název mzdové položky.
Forma média - výběr závisí na tom, jestli soubory budou poslány elektronicky(např. emailem) nebo předány na disketě.
Pozn. Názvy datových souborů nelze editovat, skládají se z čísla podavatele.
Od 1.8.2005 došlo ke změně formátu pro odesílání poštovních poukázek.
Vytváří se jen jeden soubor, na záložce tvorba diskety je proto implicitně zatrženo "nová struktura souboru". Tento soubor musí být v kódování Latin2, proto není umožněna editace položky "Kódování souborů". Podmínkou elektronického přenosu souboru pomocí sítě Internet (e-mail) i předávání souboru pomocí paměťového média je zašifrování souboru pomocí programu CRYPTA.
Pro tento účel je potřeba zapůjčení šifrovacího programu CRYPTA od ČP, založení příslušného certifikátu (klíče) a jeho předepsaná aktualizace. Podrobné informace k šifrování podá kterákoli vybraná pošta ČP, s. p. (s funkcionalitou kontaktního místa).
Po dohodě s ČP je možno žádat o datový soubor zpracovaných i nezpracovaných poštovních poukázek. Načtení těchto souborů do sestavy(pro účely snadnější orientace) je umožněno na záložce "Seznam poštovních poukázek".
Ceny za sumy
Za každých započatých 10 000 - částka se zvyšuje z 6 na 7 Kč od 02/2018.
Poplatky za služby
Poplatky za služby spojené s odesíláním částek prostřednictvím pošty se nastavují následujícím způsobem:
- Vytvořte novou mzdovou položku 9xx (z řady devět set), která bude představovat tyto poplatky.
- V číselníku poplatků založte nový záznam, vyplňte výše uvedenou mzdovou položku a zatrhněte pole ´poštovní poukázka´.
- Upravte výběrovou podmínku v číselníku společných převodů a to tak, že k výběrové podmínce představující kód mzdové položky pro poštu přidejte svislítko (|) a založený kód představující poplatky za služby.
Aby se částka poplatku ukládala a mohla být využita ve společném převodu a následně odeslána, je zapotřebí disketu vytvořit v období, ve kterém se provádí výpočet. Pokud by se disketa dělala za již uzavřené období, pak se poplatek neukládá.
