Pom
Menu: Mzdy/Přenosy dat/Z docházkového systému
Zde je popisován princip importu dat z docházkového systému.
Způsob přenosu
Soubor/Tabulka
Docházková data mohou být do systému KS importována jedním ze dvou způsobů:
- Docházkový systém vytváří .txt soubor, který je načten aplikací KS.
- Docházkový systém zapisuje data do připravené tabulky v databázi KS.
Minimální rozsah struktury
Minimální rozsah struktury je:
- osobní číslo
- kód
- dny
- hodiny
- datum od
- datum do
Položky "dny", "datum od", "datum do" musí být obsaženy ve struktuře souboru, ale v samotných datech nemusí být hodnoty (mohou být za určitých podmínek prázdné).
=
- Rozhodněte si sami, které mzdové položky budete přenášet jednotlivě a které v součtu jedním záznamem za celý měsíc. Funkcionalitu ovšem musí umožňovat váš docházkový systém.
- Všechny záznamy budou načteny na hlavní pracovní poměr zaměstnance.
Obecné zásady
Číslování mzdových kódů
Z docházkového systému přicházejí kódy již v číslování dle KS-programu, přiřazení se děje v docházkovém systému.
Středisko
Pokud importní data obsahují položku středisko, je toto chápáno jako nákladové středisko (může se lišit od kmenového a pracovního střediska zaměstnance). Pokud data neobsahují položku "středisko" (obvyklejší případ), pak záznamy jsou automaticky přiřazeny (nákladově) na středisko zaměstnance (pracovní středisko).
Dny
Logicky správné je, aby hodnota v poli "dny" byla uváděna u mzdových položek, které představují odpracovanou dobu (mzdové položky 100-168) nebo zameškanou dobu (mzd.pol. 500-599). V ostatních případech jako i v tomto je zodpovědnost na koncovém uživateli vzhledem ke konkrétnímu zpracování mezd v jeho organizaci.
Hodiny
V případě, že v souboru jsou vyplněny jen hodiny u mzdových položek 2xx (příplatky, systém automaticky při přenosu dogeneruje (přidá) datum od (vyplní ho prvním dnem v měsíci) a datum do (poslední den v měsíci). U mzdových položek 5xx naopak datum od a datum do systém nedoplňuje. U neplacených položek 5xx (které nepředstavují omluvené a neomluvené volno se započítáváním zdravotního pojištění 13,5% z minimální mzdy) dokonce datum_od a datum_do být nemůže, jinak by systém tato data nesprávně chápal jako vyloučené doby na ELDP.
Odpracovaná doba
- Z docházkového systému je možné přenášet všechna data včetně odpracované doby, anebo přenášet jen odpadlou dobu a nechat provádět dopočet odpracované doby do časového fondu v systému KS-program.
- Pokud se přenáší odpracovaná doba, je možno ji přenášet pod jedním kódem – číslo 100. Při importu do mezd je pak tento kód nahrazen kódem buď 111, 112, 121 nebo 122, a to podle toho, jakou pracovní kategorii má zaměstnanec (viz vysvětlení k těmto kódům – automatické generování aplikací v rámci automatického dopočtu). V případě přenášení odpracované doby je nutno vyplňovat i počet dnů - tyto dny jsou pak evidovány jako tzv. "odpracované dny pro dovolenou" a slouží pro správné rozhodnutí o stanovení nároku na dovolenou (dovolená za kalendářní rok nebo dovolená za odpracované dny).
Dovolená
- Pokud přenášíte data dovolené (mzdová položka 521), je nutné, aby soubor obsahoval správná data jak dnů, tak hodin u jednotlivých zaměstnanců. Dny jsou důležité pro odpočet nároku na dovolenou (vyčerpaná dovolená), hodiny jsou důležité pro výpočet náhrady za dovolenou (průměrem pro p.p.účely). Pokud umožňujete čerpání na půldne dovolené, zkontrolujte si, že v přenosovém souboru se data správně zobrazí. Systém neobsahuje funkcionalitu automatického dopočítání počtu dnů z importovaných hodin (důvodem je např. to, že zaměstnanec mohl mít nerovnoměrně rozvržené hodiny a jeden den odpracovat 8 hodin a druhý den 11 hodin – pak z celkového počtu hodin nelze určit počet dnů).
Svátek
- Pokud se přenáší svátek, je možno jej přenášet pod jedním kódem - číslo 500. Při importu do mezd je pak tento kód konvertován na kód 531 nebo 532 podle zaměstnance (pokud je zaměstnanec odměňován hodinovou mzdou, systém mu přiřadí kód 531; pokud je odměňován měsíční mzdou, obdrží kód 532)
Dokladované nepřítomnosti
Dokladované nepřítomnosti (nemoc, OČR, mateřská a rodičovská dovolená,...) se pořizují ručně v systému na základě dokladu, tj. neimportují se z docházkového systému. Import by nebyl metodicky správný; za doklad nese odpovědnost mzdová účetní, nikoliv mistr (ten, kdo pořizuje resp. schvaluje docházku). Případné opravy záznamu by byly složitější než vlastní pořízení, obcházely by se kontroly při pořizování záznamů, atd.
Omluvené volno
Pokud z docházkového systému přenášíte mzdové položky představující "omluvené volno neplacené" a "neomluvená absence" (např. 513, 514, 515 - jedná o mzdové položky č. 5xx se započitatelností zdravotního pojištění s hodnotou 2,3 nebo 4), je nutné, aby soubor obsahoval sloupce datum_od a datum_do, a aby obě data byla správně vyplněna datem začátku a datem konce nepřítomnosti. Je to z důvodu správného výpočtu odvodu zdravotního pojištění (13,5% z minimální mzdy).
Přenos z docházkového systému – praktické připomínky
Dříve než dojde k vlastnímu načtení dat z docházkového systému a jejímu uložení do mezd v tomto menu, je nutné mít zadefinovánu strukturu vazebního souboru. Ta buď byla určena napevno anebo definována průvodcem (viz kapitola Obecný interface pro nastavení textového souboru).
Při vlastním přenosu nejprve specifikujte název a cestu k textovému souboru. Poté stiskněte tlačítko Načíst data. Data se načtou tak, že je uvidíte na obrazovce. Neplatná data budou označena červeně (může jít například o záznamy s chybným obdobím neodpovídajícím zpracovávanému období, neexistujícím kódem mzdové položky, osobním číslem, které není v databázi, apod.). Chcete-li vidět všechna neplatná data, můžete například použít třídění podle komentáře. Dokud budou na obrazovce červené řádky, nelze data zapsat do mezd. Opravte je tedy ve výchozím zdroji (v docházkovém systému, následně vygenerujte nový soubor pro mzdy), anebo, pokud víte, že červené řádky můžete smazat, umažte je.
Teprve pak stiskněte tlačítko Spustit přenos, čímž dojde k přenosu do mezd. Data jsou přenášena do tabulky ´odmeny´ s příznakem ve sloupci ´vyp_castka´= -1. Přenos do mezd je možné provádět opakovaně – původní data budou nejprve smazána a pak dojde k zapsání nových dat.
Je vhodné, aby v přenosovém souboru byla informace o období, neboť pak systém automaticky upozorní na to, pokud se v přenášených datech objeví data nespadající do zpracovávaného období (a neumožní je uložit).
Import z docházkového systému ovlivňují další rozšiřující parametry.
dochazka_davky
Parametr ovlivňuje rozhraní pro přenos dat z docházkového systému (Mzdy - Přenosy dat - Z docházkového systému). Po přepnutí na hodnotu "Ano" je umožněno dávkové načítání (příp. mazání) dat z docházky. Každou přenášenou dávku uživatel očísluje, a pod tímto číslem je dávka evidována. Tím, že jsou dávky označeny, může také uživatel vybranou dávku smazat/přepsat. Smazání dávky provedete tak, že vyberete příslušnou dávku a stisknete tlačítko pro smazání ("Smazat dávku"). Pozor, mazat se mohou jen data (dávky) o odpracované/neodpracované době, nelze takto smazat data o plánovaných směnách (plánované směny pro individuální kalendáře nebo konta pracovní doby).
Standardní hodnota parametru je "Ne", tj. načítá se jen jeden soubor z docházky, při opětovném přenosu se původně nahraná data smažou a provede se nový import.
dochazka_opravy
Umožnuje editaci přenesených dat z docházky. Pokud je nastaven na "ano", pak se v doplatcích (Mzdy-Doplatky) zobrazí nová záložka s názvem "Data z doch. systému" a je umožněno naimportované záznamy editovat.
dochazka_strava
Rozšiřujícím parametrem „dochazka_strava“ je možno zapnout načítání počtu stravenek z docházkového systému – parametr přepněte z hodnoty „Ne“ na hodnotu „Ano“. Počet stravenek systém očekává v položce „dny“ nebo „hodiny“, pronásobí jej cenou stravenky (dle rozšiřujícího parametru) a uloží výslednou částku pro mzdy.
Dopočet hodin do měsíčního fondu
Je možná úprava dorovnání časového fondu u zaměstnanců, kterým po přenosu z docházkového systému vznikl rozdíl oproti předepsanému časovému fondu. Význam je pak takový, že zaměstnanci nebudou nadbývat ve statistice „rozdíly proti časovému fondu“.
Pro správnou funkčnost je nutné provést následující kroky:
1) Ve mzdových položkách založit novou mzdovou položku v rozmezí 10 - 99. Číslo algoritmu, zpočítatelnosti do sociálního, zdravotního, daní a vyloučených dob nastavit na 0.2) V rozšiřujících parametrech ve skupině "3 - Mzdy - mzdové položky" nastavte parametr "kod_dop_doch" na hodnotu mzdové položky založené v kroku 1.
Funkčnost je pak následující:
Pro zaměstnance, jež mají ve zpracování brutto alespoň jeden záznam z docházky (ve sloupci "Aut" je písmeno "e") a zároveň mají rozdíl oproti časovému fondu (kladný i záporný)je tento rozdíl uložen na mzdovou položku z bodu 1. Tato mzdová položka se pak nezobrazí na výplatní lístek, nezobrazí se ve mzdovém listu a jinde. Zobrazena je ve zkrácené mzdové statistice a ve statistice Cokoliv.
Pokud je zapnuta tato funkčnost, pak pro zaměstnance s přenosem z docházkového systému je ignorováno nastavení základního parametru "Aut. dopočet" a rozšiřujícího parametru "AUT_DOP_VYROBA" ze skupiny "5 - Mzdy - výpočet".
Varianta 2 - Přímý zápis do tabulky v KS-programu
Co se týče obsahu dat, je nutno dodržet totéž co ve Variantě 1. Situace se změní jen v tom, že data jsou zapisována přímo do tabulky v KS-programu. Z této tabulky (dch_sumace) se pak v menu pro import (Mzdy-Přenosy dat – Z docházkového systému) na tlačítko přenesou do mezd (do tabulky odmeny, která je pak dále zpracovávána standardně – do tabulky pichacky).
Popis položek tabulky dch_sumace:
CREATE TABLE dch_sumace ( os_cislo decimal(10, 0), cislo_pom integer, prac_str char(10), kod integer, castka decimal(16, 4), dat_od char(10), dat_do char(10), dny decimal(3, 1), hodiny decimal(5, 2), datum char(10));
Položky „dat_od“, „dat_do“, „datum“ představují datum ve tvaru yyyy-mm-dd. Do těchto polí nesmí být ukládán prázdný řetězec, ale pouze platné datum nebo tzv. null hodnota. Do položky „datum“ se ukládá hodnota prvního dne zpracovávaného období (měsíce). Pokud bude prováděno opakované ukládání dat do této tabulky (opakovaný přenos), musí strana, která data posílá (docházkový systém) zabezpečit nejprve smazání všech záznamů daného období (z předcházejícího přenosu) a poté vložení nových záznamů.
Pro funkcionalitu v systému KS-program je pak potřeba přepnout rozšiřující parametr dch_sumace_exis (sk.9) z hodnoty „Ne“ na hodnotu „Ano“. Dále je nutné, aby rozšiřující parametr dochazka_davky (sk.9) byl přepnut na hodnotě "ne".
Následně platí totéž, co pro docházku ve variantě 1/, tj. např. to, že data se mohou objevit v menu: Mzdy-Doplatky/Data z doch.systému s možností jejich úpravy do mezd.
Pokud není v tabulce uvedeno číslo poměru, systém má funkčnost, kdy tato data přiřadí na hlavní pracovní poměr (aktivní). Pokud je v tabulce uvedeno číslo poměru, znamená to, že bylo vloženo v rámci importu dat. Obsah tabulky tedy představuje data vložená uživatelem.
Import kalendářů – plánovaných směn
Import dat o plánovaných směnách je možný v případě tzv. individuálního kalendáře zaměstnace. Blíže viz import do individuálního kalendáře.
