Portál-nastavení-workflow

Kromě standardního nastavení schvalování požadavků (workflow) má uživatel možnost nastavit si jednorázově procesy podle své potřeby.

Nastavení workflow

Menu: Nastavení/Nastavení workflow

Pokud již schvalování požadavků nějakou dobu používáte a požadujete změnu definice, konzultujte tuto změnu s firmou KSProgram. Provedení změny definice - pokud zároveň běží některé požadavky - může způsobit problémy.

Nastavování se provádí v přehledném průvodci.

1) V prvním kroku uživatel volí pro jakou funkcionalitu nastavuje schvalovací proces – volba "Typ workflow".

2) Následně se nastavují "fáze" nebo "kroky" schvalovacího procesu. Každý krok se skládá z "Nastavení uživatelského rozhraní" a "Nastavení stavů a akcí".

Popis kroku

Popis kroku: uživatelský popis sloužící k usnadnění orientace v jednotlivých krocích. Vyplňuje se např. "vytvoření", "schválení 1. úroveň", "zamítnutí", "uzavření". Typicky 1. krok by mohl mít uvedeno "vytvoření".

Nastavení uživatelského rozhraní

Objekty v uživatelském nastavení lze nastavovat pro tři skupiny uživatelů.

• Adresát - uživatel odpovědný za řešení požadavku v tom kterém konkrétním stavu. V průběhu zpracování workflow se adresáti mohou měnit.
• Správce - uživatel vybaven správcovskými právy.
• Ostatní - uživatelé nespadající ani do jedné z výše uvedených skupin.

V sekci pro každou skupinu uživatelů se zobrazuje seznam objektů stránky a jejich vlastností, které lze měnit. Ve sloupci hodnota se nabízí seznam všech hodnot, které lze přiřazovat uvedeným vlastnostem objektů.

• diskuse - nastavením zobrazování diskuse bude možno přidávat diskusní příspěvky.
• PanelZmenaStavu - umožní uživateli měnit stav požadavku, typicky se využívá pro adresáta požadavku.
• Form1 - znamená hlavní formulář pro zadání požadavku.

Nastavení stavů a akcí

Zde se nastavují možné stavy pro krok procesu schvalování. Každý jednotlivý záznam se nazývá "definice stavu".

• Stav - textové pole pro zadání interního řetězce pro identifikaci stavu. Vyplňuje se jedno slovo malými písmeny, bez diakritiky. Např. "novy".
• Popis - zobrazovaná hodnota pro interní identifikaci stavu. Např. "Nový".

• Sys. Stav - systémový stav, možné hodnoty
  • nový - přiřadí se stavu odpovídajícímu novému požadavku
  • konec-úspěch - odpovídá poslednímu stavu - schválení požadavku
  • konec-neúspěch - odpovídá poslednímu stavu – zrušení nebo zamítnutí požadavku
  • běžící - ostatní stavy mezi stavem "nový" a "konec-úspěch" nebo "konec-neúspěch"

• Akce -akce, která nastane výběrem definice stavu. Interně jsou definovány následující akce pro typy požadavků:
  • Benefit - exe:zapsat - zápis do sociálního programu
  • Dovolená - exe:zapsat - zápis schválené dovolené do docházky nebo absencí(podle nastavení portálového parametru )
  • Náhradní volno - exe:zapsat - zápis do docházky nebo absencí
  • Odměny - exe:zapsat_rucni2 - zápis do mezd, přesněji do tabulky rucni2.
  • Školení - exe:prihlasit - přihlášení na školící akci / exe:odhlasit - odhlášení ze školící akce

• Adresát - odkaz na uživatele, který je následujícím řešitelem požadavku. Možné hodnoty:
  • vyd - vydavatel požadavku. Zaměstnanec, který požadavek vytvořil.
  • !vyd - kdokoliv jiný než vydavatel požadavku. Využívá se například pro schvalování dovolené, kdy schvalovatelem může být kterýkoliv nadřízený žadatele.
  • id - id. pracovního místa. Adresátem jsou všichni uživatelé „sedící“ na příslušném pracovním místě.
  • vd - vedoucí vydavatele. Nadřízenost se zjišťuje podle systemizace pracovních míst.

• Násl. krok - odkaz na krok, který následuje, pokud uživatel vybere stav přiřazený této "definici stavu". Zádává se číslo kroku.

Příklad schvalovacího procesu požadavku na dovolenou. Skládá se ze čtyř kroků a umožňuje vedoucímu vrátit požadavek zaměstnanci k opravě.