Kontakty

Kontakty

Pomocí záložky Kontakty evidujete jednotlivá telefonní čísla zaměstnanců nebo jejich e-maily a v sestavě můžete vytvářet telefonní seznam firmy. E-maily mohou být dále využity pro odesílání různých informací zaměstnancům.

Menu: Evidence > Evidence zaměstnanců / Kontakty

Vyplňované údaje záznamu:

Tel.číslo, e-mail – číslo nebo mailová adresa

Specifikace (kam) – výběr hodnoty

• • Telefon do práce
  • Telefon domů
  • Mobilní telefon
  • Mobil do práce
  • Mobil domů
  • E-mail do práce
  • E-mail domů
  • E-mail výplatní lístek
  • E-mail výplatní lístek (AJ)
  • E-mail výplatní lístek (NJ)
  • Fax do práce
  • Fax domů
  • Naléhavý případ
  • Jiný uživatelem definovaný text

Poznámka - text max. 200 znaků

Heslo

Povoleno v případě povolení funkcionality: Výplatní lístky - e-mailem.

Tlačítkem Heslo zadáte a potvrdíte heslo zaměstnance. Využití je v případě odesílání takových informací emailem zaměstnanci, které mají být zaheslovány.

Délka hesla je maximálně 20 znaků a při jeho zadávání platí obecné zásady. Heslo je nutno pro kontrolu zadat dvakrát. Je uchováváno v databázi v zašifrované podobě. DB: poznam_id; poznam_txt

Informace o tvorbě hesel je možné získat např.

http://www.microsoft.com/cze/mojefirma/themes/techwise/effectivepassword.mspx

Změna hesla uživatelem: Portál-Uživatelské nastavení.

Sestava

Sestava obsahuje sloupec Heslo.

V případě, že je u některého zaměstnance vyplněno heslo (např.pro výplatní lístky), zobrazí se u všech zadaných kontaktů v tomto novém sloupci písmeno : a. V opačnémpřípadě zůstane údaj prázdný. Údaj se zobrazí pouze v případě, že existuje nějaký záznam v Kontaktech. Následně lze pomocí standardních nástrojů Filtr a Třídění zjistit, zda je např. u všech zadaných emailů pro výplatní lístek vloženo heslo.

Import hesel

• Import hesel (Kontakty)

Import ze souboru

Kontakty také můžete importovat z předem připraveného souboru. Postup:

• přejděte do režimu Sestava, zde zatrhněte pole Import ze souboru
• zvolte strukturu souboru (os.číslo, kontakt – nebo – os.číslo, kontakt, přiřazení)
• v případě první struktury souboru (os.číslo, kontakt) doplňte ještě společné přiřazení (viz specifikace kam – Telefon do práce, E-mail do práce, ...)
• určete, kde leží vstupní soubor (typu csv – oddělovač středník nebo txt – oddělovač tabulátor)
• spusťte import pomocí tlačítka.

Import je možné spouštět i opakovaně. Pokud již existuje příslušné osobní číslo a specifikace, záznam se pouze aktualizuje.

Návaznosti

• Školící akce – odesílání pozvánek na školení zaměstnancům, kteří mají navedenu e-mailovou adresu.
• Plánované prohlídky - odesílání pozvánek na lékařskou prohlídku zaměstnance na emailovou adresu.
• Výplatní lístky - e-mailem
• Služební cesty - odesílání emailem
• Požadavky (KS portál)

DB tabulky

• telefony
• poznam_id; poznam_txt

Odkazy

• Evidence zaměstnanců
• Import emailů a loginů