Portál-nastavení-workflow

Standardní nastavení můžete provést v aplikaci KS mzdy PROFi spuštěním jednorázové funkce č. 133-Inicializace workflow (menu: Systém - Jednorázové funkce). Každý typ požadavku zde má tlačítko pro defaultní nastavení. Pozor: pokud máte již nadefinovány vlastní typy požadavků a používáte je, nespouštějte jednorázovou funkci. Změnu konzultujte s tvůrci programu.

Kromě standardního nastavení schvalování požadavků (workflow) má uživatel možnost nastavit si jednorázově procesy podle své potřeby.

Nastavení workflow

Menu: Nastavení - Nastavení workflow

* Pokud již schvalování požadavků nějakou dobu používáte a požadujete změnu definice, konzultujte tuto změnu s firmou KSProgram.
* Provedení změny definice - pokud zároveň běží některé požadavky - může způsobit problémy.

Nastavování se provádí v přehledném průvodci.

1) V prvním kroku uživatel volí pro jakou funkcionalitu nastavuje schvalovací proces – volba "Typ workflow".	2) Následně se nastavují "fáze" nebo "kroky" schvalovacího procesu. Každý krok se skládá z "Nastavení uživatelského rozhraní" a "Nastavení stavů a akcí".

Nastavení uživatelského rozhraní

Popis kroku - uživatelský popis sloužící k usnadnění orientace v jednotlivých krocích. Vyplňuje se např. "vytvoření", "schválení 1. úroveň", "zamítnutí", "uzavření". Typicky 1. krok by mohl mít uvedeno "vytvoření".

Objekty v uživatelském nastavení lze nastavovat pro čtyři skupiny uživatelů.

• Adresát - uživatel odpovědný za řešení požadavku v tom kterém konkrétním stavu. V průběhu zpracování workflow se adresáti mohou měnit.
• Správce - uživatel vybaven správcovskými právy.
• Vydavatel - vydavatel požadavku
• Ostatní - uživatelé nespadající ani do jedné z výše uvedených skupin.

V sekci pro každou skupinu uživatelů se zobrazuje seznam objektů stránky a jejich vlastností, které lze měnit. Ve sloupci hodnota se nabízí seznam všech hodnot, které lze přiřazovat uvedeným vlastnostem objektů.

Objekt	Vlastnost	Hodnoty vlastností
Diskuze - nastavením zobrazování diskuse bude možno přidávat diskusní příspěvky.	Visible	true false
Form1 - znamená hlavní formulář pro zadání požadavku.	Mode	ReadOnly Insert Edit
PanelZmenaStavu - umožní uživateli měnit stav požadavku, typicky se využívá pro adresáta požadavku.	Visible	true false
PanelAdresat - zobrazí adresáta následujícího kroku s možností změny adresáta.	Mode	ReadOnly Edit Hidden

Nastavení stavů a akcí

Zde se nastavují možné stavy pro krok procesu schvalování. Každý jednotlivý záznam se nazývá "definice stavu".

Název	Definice
Stav	Textové pole pro zadání interního řetězce pro identifikaci stavu. Vyplňuje se jedno slovo malými písmeny, bez diakritiky. Např. "novy".
Popis	Zobrazovaná hodnota pro interní identifikaci stavu. Např. "Nový". Uživatelský popis stavu.
Sys. stav (systémový stav)	Systémový stav může nabývat následujících hodnot: nový - přiřadí se stavu odpovídajícímu novému požadavku běžící - ostatní stavy mezi stavem "nový" a "konec-úspěch" nebo "konec-neúspěch" konec-neúspěch- odpovídá poslednímu stavu – zrušení nebo zamítnutí požadavku konec-úspěch - odpovídá poslednímu stavu - schválení požadavku
Sys. stav2	Při zatržení dochází v určitý časový okamžik k ukončení vybraného kroku požadavku. Pole může být zatrhlé pouze u jednoho stavu.
Validace	Nevyužívá se
Akce	Akce, která nastane výběrem definice stavu. Interně jsou definovány následující akce pro typy požadavků: Benefit - exe:zapsat - zápis do sociálního programu Dovolená - exe:zapsat - zápis schválené dovolené do docházky nebo absencí(podle nastavení portálového parametru ) Náhradní volno - exe:zapsat - zápis do docházky nebo absencí Odměny - exe:zapsat_rucni2 - zápis do mezd, přesněji do tabulky rucni2. Školení - exe:prihlasit - přihlášení na školící akci / exe:odhlasit - odhlášení ze školící akce
Přístup Kdo může nastavit stav)	Možnost zatrhnout více voleb pro určení, kdo bude mít přístup k požadavku. Adresát - adresát požadavku Vydavatel - vydavatel požadavku Správce - správce Ostatní - ti, kteří mají přístupného zaměstnance.
Násl.krok (Následující krok)	Odkaz na krok, který následuje, pokud uživatel vybere stav přiřazený této "definici stavu". Zádává se číslo kroku.
Adresát pro násl.krok	Odkaz na uživatele, který je následujícím řešitelem požadavku. Možné hodnoty: vyd - vydavatel požadavku. Zaměstnanec, který požadavek vytvořil. !vyd - kdokoliv jiný než vydavatel požadavku. Využívá se například pro schvalování dovolené, kdy schvalovatelem může být kterýkoliv nadřízený žadatele. id - id. pracovního místa. Adresátem jsou všichni uživatelé „sedící“ na příslušném pracovním místě. vd - nadřízený žadatele, dříve nadřízený aktuálního řešitele. Nadřízenost se zjišťuje podle systemizace pracovních míst. vd_res - nadřízený aktuálního řešitele (tj. nadřízený řešitele aktuálního kroku). pstr - pracovní středisko, což znamená, že všichni na tomto středisku (jehož číslo uživatel zadá v následném poli) jsou adresáti požadavku. atribut - číslo vlastnosti pracovního místa a číslo hodnoty (např: 1019:1), tzn. kdo má tuto vlastnost a hodnotu je adresátem vd_atr - umožňuje nastavit, že adresátem je 1.nalezený nadřízený řešitele s určitou hodnotou vlastnosti pracovního místa. Příklad zadání: 93:01, kde 93=číslo vlastnosti (jedná se o vlastnost "skupina pracujících"), 01 je hodnota nastavená u požadovaného pracovního místa, které má schvalovat požadavek.
Oznámení komu	E-mailové oznámení komu má přijít hlášení o daném kroku mimo workflow (např. v kroku schválení zálohy, půjde informace do účtárny o tom, že bude potřeba vyplatit zálohu. oc - osobní číslo zaměstnance, kterému má oznámení přijít. vyd - vydavatel požadavku. Zaměstnanec, který požadavek vytvořil. id - id. pracovního místa. Adresátem jsou všichni uživatelé „sedící“ na příslušném pracovním místě. vd - nadřízený aktuálního řešitele (tj. nadřízený řešitele aktuálního kroku). Nadřízenost se zjišťuje podle systemizace pracovních míst. vd_res - nadřízený aktuálního řešitele (tj. nadřízený řešitele aktuálního kroku). pstr - pracovní středisko, což znamená, že všichni na tomto středisku (jehož číslo uživatel zadá v následném poli) jsou adresáti požadavku. atribut - číslo vlastnosti pracovního místa a číslo hodnoty (např: 1019:1), tzn. kdo má tuto vlastnost a hodnotu je adresátem vd_atr - umožňuje nastavit, že adresátem je 1.nalezený nadřízený řešitele s určitou hodnotou vlastnosti pracovního místa. Příklad zadání: 93:01, kde 93=číslo vlastnosti (jedná se o vlastnost "skupina pracujících"), 01 je hodnota nastavená u požadovaného pracovního místa, které má schvalovat požadavek. mail - zadá se přímo e-mail komu oznámení odejde

Emailové oznámení

Od verze KS portálu 1.5.241 se odesílají oznámení pouze dle natavení položky "Oznámení komu" v nastavení workflow (nikomu nejdou automaticky, dříve adresátovi a nadřízenému nebo žadateli). u každého stavu lze zadat až 3 příjemce oznámení, příklad viz. obrázek. V tomto případě by emailové oznámení bylo odesláno nadřízenému žadatele (vd), vydavateli požadavku (vyd) a také na zadanou e-mailovou adresu (mail). Další typy příjemců viz. výše

Nyní tedy lze nastavit u jednotlivých stavů, aby nikomu nebylo posíláno oznámení, nebo zrušit oznámení žadateli pro stavy, kdy si požadavek předávají např. účetní s nadřízeným.

Po prvním spuštění KS portálu (verze 1.5.241 a vyšší) se přednastaví položka "Oznámení komu" dle položky "Adresát násl. kroku", zkontrolujte toto nastavení a pokud se neprovede, nastavte ručně.

Pokud není žadatel adresátem následujícího kroku a má být informován o změně stavu požadavku, přidejte jej do "oznámení komu" (tj. přidejte hodnotu "vyd"). Úprava respektuje změnu adresáta přes panel "změna adresáta", tj. pokud položka "Oznámení komu" obsahuje hodnotu z položky "Adresát násl. kroku", odešle se oznámení nově určenému adresátovi místo původnímu.

Parametry nastavující emailovou notifikaci
Menu: Nastavení - Parametry

Název	Popis
Email KSPortálu	Email adresa KSPortálu. Zapisuje se ve formátu: email, zobrazené jméno. Tzn. jde o emailovou adresu a zobrazené jméno, které budou uvedeny v hlavičce odesílaného/přijatého emailu.
Email kódování	Kódování emailů odesílaných KSPortálem. Možné hodnoty: UNICODE, ASCII, UTF8. Standardní nastavení je UTF8.
Email SMTP	SMTP pro odesílání emailů KSPortálem. Formát: adresa, port (port je povinný).
EmailOdkud	Odkud zjišťovat email zaměstnance.

Emailové adresy zaměstnanců

Emailové adresy zaměstnanců je nutno mít uloženo v aplikaci KS mzdy PROFi. Menu: Evidence - Evidence zaměstnanců - záložka Kontakty se specifikací "E-mail do práce".

Odkazy

Přílad nastavení workflow - Dovolená

Zpět | DB tabulky