Pom2

Obecné vlastnosti aplikace

Obsluha aplikace respektuje pravidla standardních aplikací běžících pod operačním systémem Windows. Po spuštění aplikace a přihlášení do databáze se otevírá hlavní okno aplikace, jehož názvem je zkrácený název organizace (název organizace, sídlo a další náležitosti se nastavují v tzv. základních parametrech).

V okně naleznete nabídkové hlavní menu pro spouštění jednotlivých modulů (agend) a funkcí aplikace. Pod ním je umístěna jedna řada tlačítek s ikonami pro snadnější použití důležitých položek z menu (nástrojová lišta - toolbar). Ve spodní části hlavního okna je tzv. stavový řádek (viz dále).

Na zbývající ploše se zobrazují jednotlivá okna otevíraná z menu. Počet současně otevřených oken v rámci aplikace není omezen, pouze v případě méně výkonného počítače je nutné počítat se zpomalováním běhu aplikace. Rovněž není nijak omezováno spouštění jiných aplikací v rámci aktuálně instalovaného software na PC uživatele.

obrázek 3 - Hlavní okno aplikace

Kontextové (popup) menu

Při práci s aplikací je možné využít tzv. kontextové (popup) menu. Toto se vyvolá kliknutím na pravé tlačítko myši, čímž se rozbalí menu, obsahující užitečné funkce, které se v daném místě aplikace nejčastěji používají. Tím se často ušetří čas pohybem a hledáním po jednotlivých položkách menu.

Příklad volby v režimu Editace:

• Budoucí změny – zadání budoucí změny položky (viz též obecnější variantu – Pracovní postup)
• Historie – přehled změn položky (přebírá se z archívu změn dat – pokud není promazán)
• Otevřít číselník – otevře číselník, aniž by jej uživatel musel otvírat pomocí menu
• Změna třídění nabídky – dovoluje změnit třídění u položek, které dovolují zadat jen vybranou hodnotu z množiny hodnot (rozbalovátko u položky) – např. zda se při zadávání střediska mají pod rozbalovacím tlačítkem třídit dle čísla nebo dle názvu
• Hromadná změna – dovoluje provést hromadnou změnu položky pro více záznamů – viz dále.
• Zdroj SQL – uloží do clipboardu název zdrojového SQL příkazu (dá se pak vložit pomocí Ctrl+V např. v okně SQL promptu)

Nastavení zobrazení záložek

V agendách Osobní údaje, Nepřítomnosti, Dokumenty lze uživatelsky změnit umístění záložek. Klikněte pravým tlačítkem myši na některou záložku a zvolte ‚Nastavit zobrazování záložek‘´. Vyberte si umístění záložek nahoře, dole, vlevo či vpravo.

V případě, že některé záložky nebudete využívat, můžete je odstranit - kliknutím levého tlačítka myši se záložka zbarví dorůžova. Vybrané nastavení uložíte kliknutím pravého tlačítka myši a uložíte nastavení. K původnímu nastavení se můžete kdykoliv vrátit. Fakt, že záložky jsou dočasně zneviditelněny, poznáte podle žluté značky F. Pro zpětné zobrazení záložek je postup analogický.

ZOOM - zvětšení nebo zmenšení písma

Menu: Nastavení – Třídění, filtrace, hledání

Nastavením procent ZOOMu zvětšíte (zmenšíte) všechny seznamy, formuláře a sestavy. Naopak tím nebudou ovlivněny ovládací prvky – tlačítka, záložky, atd.

Velikosti oken

Velikost okna můžete zvětšit posunutím za okraje - tím bude velikost zapamatována pro příští spuštění. Jinou možností je volba menu: Okno/Maximální - příště bude okno otevřeno v maximální podobě.

Pokud je okno poprvé otevřeno a má malé rozměry, nastaví se velikost na 80% výšky a 2/3 šířky. Dále přidána kontrola zda x či y není mimo zobrazitelnou plochu a zmenšení velikosti okna pokud je větší než hlavní okno (změna rozlišení obrazovky). Zrušeno zbytečné načítání/ukládání pozice/rozměrů pro child/ne-resizable okna.

Posledně použité volby menu

V menu "Evidence" naleznete seznam 5 naposledy použitých voleb menu. Seznam je aktivní, tzn. kliknutím se otevře dané okno aplikace.

Práce s údaji v aplikaci

Vyhledání a práce se zaměstnanci

Při vlastní práci s aplikací je jedním z hlavních požadavků práce s požadovaným zaměstnancem (resp. se skupinou zaměstnanců).

Pokud je potřeba vyhledat konkrétního zaměstnance nebo uchazeče v rámci aktuální zpracovávané agendy (např. v evidenci osobních údajů), přejdete buď do zobrazeného Seznamu zaměstnanců, kde je možné vybrat jednoho či více zaměstnanců, nebo použijete vyhledávací okno Hledání zaměstnance.

Pozn. Pokud máte v jednom místě aplikace vybraného konkrétního zaměstnance, pak při přechodu do dalších částí systému se tento stále udržuje jako aktivní a není potřeba jej opakovaně vyhledávat!

Seznam zaměstnanců

Okno Seznam zaměstnanců obsahuje přehled všech zaměstnanců z databáze, na které má přihlášený uživatel přístup. Seznam vždy obsahuje os.číslo, příjmení, jméno, titul. Další údaje jsou dle příslušného modulu (např.v Pracovních poměrech jsou navíc zobrazeny údaje o jednotlivých pracovních poměrech zaměstnanců).

Zaměstnanci v seznamu jsou navíc barevně rozlišeni, pokud je vystoupivší (červeně) nebo nově nastoupivší (zeleně), pokud nemá založen pracovní poměr (uživatelská chyba), pak v agendě Pracovního poměru je v seznamu označen žlutě. Za nově nastoupivšího je považován zaměstnanec s datem nástupu v aktuálním či v následujících obdobích. Definice vystoupivších zaměstnanců je parametrická dle nastavení v menu: Nastavení-Třídění,filtrace,hledání. Pokud tento není vyplněn, pak je za vystoupivšího považován zaměstnanec s datem výstupu před aktuálním dnem, pokud je parametr nastaven na ‚a‘, pak je vystoupivší každý s datem výstupu před 1. dnem aktuálního období, pokud je ‚p‘, pak před posledním dnem aktuálního období.

Toto nastavení je platné i pro filtr dle stavu zaměstnance (viz obr.), kdy lze přímo nastavit přepínač ve spodní části okna na možnosti Všichni zaměstnanci, Zaměstnanci ve stavu (nevystoupivší) a Zaměstnanci po výstupu (vystoupivší).

Výchozí nastavení tohoto přepínače je na volbě ‚Všichni zaměstnanci‘ – lze je změnit v okně Pomůcky-Třídění, filtrace, hledání – nastavením volby ve skupině ‚Nastavení seznamu zaměstnanců‘.

Výběr jednoho zaměstnance

Chcete-li tedy v zobrazeném seznamu zaměstnanců vybrat jednoho konkrétního, označíte jej kurzorem, a to tak, že na něj kliknete levým tlačítkem myši. Tím se řádek s vybraným záznamem označí (viz obrázek vpravo).

Výběr více zaměstnanců

Výběr více zaměstnanců provádíte tak jako ve Windows pomocí klávesy Ctrl nebo Shift a myši. Chcete-li v daném modulu pracovat s určitou skupinou zaměstnanců, které jste si např. vyfiltrovali, pak je lze označit tak, že pokud jsou jednotlivé záznamy pod sebou, kliknete myší na první v pořadí, stisknete klávesu SHIFT a kliknete na poslední. Chcete-li označovat jednotlivé záznamy, pak stisknete klávesu CTRL a myší klikáte na požadované záznamy, čímž se vám označují.

Aktuálně vybraný záznam z označeného seznamu je ten, který je označen ukazovátkem. Pro přechod mezi záznamy z označeného seznamu použijete šipky z nástrojové lišty (První, Předešlý, Následující, Poslední). Tento přechod lze realizovat nejen v záložce Seznam zaměstnanců, ale i přímo v jednotlivých oknech modulů (např. Osobní údaje…, Pracovní neschopnost …atd).

Rozbalovátko pro výběr zaměstnance

Rozbalovátko pro výběr zaměstnance (např. v menu: Mzdy - Vyúčtování zaměstnanců): seznam roluje dle stisku kláves (lze psát os.číslo nebo příjmení).

Obecné hledání

Pohled/Editace

• V režimu Pohled nebo Editace se vyhledává dle osobního čísla. Pokud není otevřena žádná agenda, otevře se MaPExpress, a vyhledá se zaměstnanec.

Seznam zaměstnanců/Sestava

• V seznamu zaměstnanců nebo režimu Sestava se zadaná hodnota vyhledává ve všech sloupcích.
• Vyhledávat lze i v počítaných sloupcích (compute) - např. sestava rod.příslušníků: pole adresa a datum narození.
• Datumy a čísla možno hledat jak ve formátech, které jsou v sestavě, tak i ve standardních formátech. Tj. pokud je v sestavě číslo "14 500", tak při hledání 14500 i "14 500" se řádek s číslem najde. To samé datumy: pokud je v sestavě formát datumů dd.mm.yyyy, tak lze hledat jak dle tohoto formátu, tak i ve formátu d.m.yyyy (bez zbytečných počátečních nul).

Správa údajů

V této kapitole je popsáno, jak spravovat jednotlivé údaje (záznamy) zaměstnanců v aplikaci, jak je prohlížet, vkládat, opravovat či mazat.

Pozn. Práce s údaji v číselnících systému je velmi podobná jako s ostatními údaji zaměstnanců a je popsána zvlášť v úvodu kapitoly Číselníky.

Obecné okno údajů zaměstnance

Pokud v některé části aplikace (např. moduly Evidence, PracPom, Doplatky…) vyberete v seznamu konkrétního zaměstnance, můžete přejít do záložky, ve které jsou umístěny vlastní údaje zaměstnance, týkající se daného modulu (např. Osobní údaje, Nápočty, Doplatky-zaměstnance…).

Každou takovou záložku je možné přepnout do režimu: Pohled, Editace, Sestava a nastavit přístupová práva.

obrázek 9 - Volba režimu

Jednotlivé režimy mají tyto funkce:

Pohled - primárně aktivní list

Editace - slouží ke vkládání nových údajů, opravě existujících údajů a prohlížení či rušení dříve zadaných údajů.

Sestava - vytváření tiskové sestavy, podle druhu modulu se vytváří sestava pro všechny zaměstnance s údaji, které jsou v dané záložce, nebo v některých specifických místech se vytváří sestava s údaji právě vybraného zaměstnance. Tisk sestav je popsán v kapitole Tiskové sestavy.

Vkládání údajů

Vložení nového údaje můžete provést buď stiskem tlačítka v toolbaru, volbou z menu Údaje/Vložit nový záznam nebo stiskem Hot-key CTRL-W.

Oprava údajů

Oprava již existujících údajů se provádí v záložce Editace, tzn., že přepnutím do ní se dostanete i k editaci, jako obvykle jsou tu i další varianty: tlačítko v toolbaru, volba v menu Údaje/Opravit záznam nebo stisk Hot-key CTRL-O.

Tip. Přechod do editace z pohledu lze rovněž dvojklikem levým tlačítkem myši v záložce Pohled.

Uložení změn

Po provedení vložení či opravě údaje, je nutné tuto změnu realizovat uložením do databáze: tlačítko v toolbaru, volba v menu Údaje/Uložit změny nebo stisk Hot-key CTRL-U.

V případě, že tyto změny nechcete provést, provedete tzv. neuložení změn: tlačítko v toolbaru či volba v menu Údaje/Neuložit.

Pozn. Při opuštění okna se změněnými údaji (do jiného okna aplikace, zavřením okna či celé aplikace), se systém na to, zda změny uložit či ne, sám dotáže.

Zrušení údaje

Pokud chcete vybraný údaj (je-li jich v záložce více, je třeba jej označit kurzorem, např. doplatky-zaměstnance) v záložce zrušit, použijete některou z variant: tlačítko v toolbaru, volba v menu Údaje/Smazat záznam nebo stisk Hot-key CTRL-S.

Pozor: Pokud provedete zrušení, pak je tato operace provedena okamžitě a není nutné provést extra uložení změn!

TIP: Zadávání položek typu datum

K zvýšení komfortu a efektivity zadávání údajů do aplikace je implementována speciální funkce, která podstatně zrychluje zadávání jakýchkoliv položek typu datum (zejména data v nepřítomnostech). Funkce zajistí, že pokud zadáváte datum v aktuálním měsíci, nemusíte zadat celý datum, ale stačí pouze zadat den (bez tečky) a funkce po stisku ENTERu (resp.TABulátoru) automaticky doplní aktuální měsíc a rok. Funkci lze použít i v případě, že zadáváte datum v rámci aktuálního roku, tzn. stačí zadat den a měsíc a aktuální rok se doplní automaticky.

Příklad: Zadáváte nemoc od 5.10.2000 do 15.10.2000, místo ‚vyťukání‘ celkem 19 znaků (+2xENTER), vložíte pouze: 5[ENTER]15[ENTER], tedy 3+2 znaky.

Možnosti zjednodušeného zadávání:

• zadat den a ENTER nebo TAB
• zadat den a měsíc a ENTER nebo TAB. Pro oddělení dne a měsíce je možno použít jak tečku (.), tak čárku (,). Pro uživatele je pak výhodné používat klávesu desetinné tečky na numerické klávesnici (která dle nastavení PC zapíše tečku nebo čárku).
• přetažením data z tzv. kalendáře.

Hromadné změny údajů

V agendě „Evidence zaměstnanců“ a „Pracovní poměry“ jsou povoleny hromadné změny vybrané položky (ale není je možné provádět v agendě MaPExpress). Postup provedení je následující:

1. V dané agendě v záložce „Seznam zaměstnanců“ vyberte a označte ty zaměstnance, kterým chcete provést hromadnou změnu jednoho údaje (jsou podsvíceni modře).
2. Přepněte se do dané záložky a přejděte do režimu „Editace“.
3. Do vybraného pole zapište hodnotu, kterou chcete mít u všech zaměstnanců. Po zapsání odskočte kurzorem do dalšího pole (myší nebo klávesou Tab nebo Enter).
4. Ukažte myší na pole, do něhož jste zadali hodnotu, a poté stiskněte pravé tlačítko myši. Z nabídky vyberte akci: „Hromadná změna“.
5. Na kontrolní hlášku odpovězte, že ano, že si přejete provést hromadnou změnu u všech vybraných zaměstnanců.

Třídění, filtrace a vyhledávání údajů

Aby bylo možné pracovat efektivně nad větším množstvím dat načtených z databáze do libovolné tabulky, jsou k dispozici nástroje pro třídění a filtraci údajů. Zde popisované vlastnosti jsou společné pro většinu částí aplikace, pouze v některých specifických sestavách (s komplikovaným systémem výběru položek, např. z několika tabulek najednou) je tato možnost potlačena a nahrazena programovým způsobem třídění a filtrace.

Pozn. Pokud v některém okně či sestavě provedete nastavení třídění (nikoli kliknutím na sloupec ale ikonou) či filtrace, zůstává tato vlastnost danému oknu přidělena, dokud ji nezrušíte, tj. i po ukončení práce s aplikací. Zrušení provedete novou definicí třídění a filtrace (ikonou) nebo prostřednictvím menu Údaje/Zruš třídění nebo Údaje/Zruš filtraci nebo pravým tlačítkem myši.

Vzhledem k různým potřebám a znalostem jednotlivých uživatelů aplikace existují i různě složité varianty třídění a filtrace. Každý uživatel si může vybrat dle svých potřeb tu, která mu k jeho práci vyhovuje nejlépe. Varianty třídění a filtrací dat se nastaví pomocí okna zobrazeného po volbě v menu volbou ‚Nastavení - Třídění,filtrace,hledání ‘ nebo kliknutím na příslušné tlačítko s ikonou v hlavní nástrojové liště.

V tomto okně je rovněž možné, v položce Zvětšení, zvětšit či zmenšit zobrazované texty v oknech aplikace (v některých oknech není z důvodu odlišné tvorby realizováno).

Pro uživatele, kteří pracují na Microsoft Terminal klient stanici nebo mají pomalejší stanice (s horším grafickým výkonem), je k dispozici přepínač vzhledu menu aplikace - Zobrazovat grafické menu.

Indikace MES – možnost zapnout indikaci mimoevidenčního stavu. Zobrazí se jako pomocný sloupec v seznamu zaměstnanců v agendě „Evidence zaměstanců“ a „Pracovní poměry“.

Třídění

Třídění údajů znamená setřídit pořadí jednotlivých záznamů v seznamech či sestavách dle jednoho či více sloupečků z daného záznamu.

Pokud chcete setřídit vybraný seznam (např. v okně Seznam zaměstnanců) jen podle jedné položky/sloupečku (např. Os.číslo), stačí pouze kliknout na název daného sloupce. Tím se vám seznam setřídí dle dané položky vzestupně, chcete-li třídit sestupně, je nutno kliknout ještě jednou.

Je-li potřeba složitějšího třídění, je možné použít Okno pro nastavení třídění. Toto se vyvolá stiskem tlačítka Třídění v nástrojové liště, položkou Třídění v menu ‚Údaje‘ nebo stiskem Hot-key CTRL-R. Výše popsaným způsobem lze vybrat z několika variant tohoto složitějšího třídění:

DragDrop třídění

Standardní způsob. Obsahuje dva seznamy - v levém je seznam sloupců tabulky. Do pravého přemisťujete pomocí myši (kliknutím na název a tažením při stisknutém levém tlačítku) ty názvy sloupců, podle kterých proběhne třídění. Kliknutím do pole ‚Vzestupně‘ se volí způsob třídění. Pořadí sloupců v pravém seznamu lze měnit opět pomocí myši. Pro výsledné třídění je rozhodující pořadí sloupců tak, že sloupec na prvním řádku má nejvyšší prioritu.

Jednoduché třídění

obsahuje seznam sloupců tabulky, ze kterého je možné zvolit pouze jeden sloupec, podle nějž se provede třídění (vlastně alternativa pouhého kliknutí na název třídícího sloupce) a pole pro způsob třídění: vzestupně (pole zaškrtnuto) nebo sestupně (pole prázdné).

Rozšířené třídění

je podobné předchozímu oknu, navíc poskytuje možnost opakované volby sloupců tabulky (tlačítkem Vlož před aktuální řádek, tlačítkem Přidej na konec seznamu a tlačítkem Smaž zrušení ze seznamu sloupců) a jejich způsobu třídění, takže se vytváří seznam sloupců pro třídění. Pro výsledné třídění je rozhodující pořadí sloupců tak, že sloupec na prvním řádku má nejvyšší prioritu.

Třídění položek typu "char"
Třídění je upraveno tak, aby ve výsledku byly sloupce typu 'char', ve kterých jsou číselné položky, tříděny číselně.

---

Vyhledávání

Vyhledávání údajů je v aplikaci možné dvěma způsoby. První možnost je podle osobního nebo rodného čísla, příjmení, jména či střediska - tato možnost je popsána v kapitole (Vyhledání a práce se zaměstnanci). Druhá možnost se skrývá pod volbou menu Údaje/Vyhledávání. Tato umožňuje ve kterémkoliv seznamu opakovaně vyhledat řádek splňující dané kritérium, které lze zadat nad jedním libovolným sloupcem sestavy.

Okno pro vyhledávání

Zde je možné zvolit sloupec a zadat řetězec, který bude v tomto sloupci vyhledán. Další volbou je možnost zadat směr vyhledávání od aktuálního řádku případně (ne)rozlišování velkých a malých písmen. Pokud není zadána volba „Hledat i uvnitř slov“ je vyhledáváno jen od počátku řetězce. Je třeba mít na paměti, že pokud je vyhledávací sloupec číselný, je tento prohledáván celý, tedy ne jako řetězec, ale jako číslo.

Export údajů

Data zobrazená ve většině tabulek i sestavách aplikace je možné, pro jejich další zpracování nebo prezentaci jinou aplikací, ukládat do libovolného místa na uživatelově PC nebo v síti, do které je uživatel připojen.

Export dat

Pod položkou menu Údaje/Export dat jsou vnořeny položky menu pro uložení dat Do souboru, pro Odeslání dat a pro Odeslat obrazovku.

Další informace – viz kapitola Tiskové sestavy – Tiskový manažer.

Odeslat obrazovku…

Další variantou zaslání informací o aplikaci na technický support (či na jiný e-mail) je varianta Odeslat obrazovku … . Tímto způsobem lze internetem odeslat na požadovanou elektronickou adresu (implicitně support@ksprogram.cz) aktuální okno aplikace. Odeslání k správné funkci potřebuje mít nainstalován některý ze standardních poštovních klientů pro e-mail (nejlépe MS Outlook).

Pozor: vzhledem k náročnosti operace je možné, že odezva trvá až několik desítek sekund a výsledný soubor má velikost až několik MB !

Ukládání cest k souborům

Ukládání cest k souborům se váže na každou firmu zvlášť. Tato funkce je aplikována pro:

• penzijní fondy (Mzdy/Penzijní připojištění/Export)
• načítání hromadných doplatků ze souboru (Mzdy/Doplatky/Hromadné doplatky)
• import dat z docházky, výroby, ze stravovacího systému (Mzdy/Přenosy dat).

Tzn. uchovává se cesta pro daného uživatele a dotyčnou databázi (pokud je databází více, může být více uložených cest), resp. pro daný podnik (více IČ v databázi).

Zobrazení adresy na mapě

Vyhledání adresy na Google Maps

Pro zobrazení tlačítka pro vyvolání mapy u adres ve formulářích je potřeba nastavit rozšiřující parametry: MAPY (sk. 12) - možné hodnoty jsou: "nezobrazovat", "Mapy.cz", "GoogleMaps". Vyhledávání dle GoogleMaps bývá spolehlivější. GOOGLEMAPS (sk.12) - možné hodnoty jsou: "ano", "ne". Tlačítko se objeví v Evidenci zaměstnanců/Osobní údaje, režim Editace. Nebo v PIS/Uchazeči, režim Editace. Kliknutí na tlačítko způsobí otevření webového prohlížeče a zobrazení adresy na mapě.

Ukončení aplikace

Ukončení aplikace můžete provést

• kliknutím na "křížek" v horním rohu okna Windows
• kliknutím na ikonu "Konec" v nástrojové liště aplikace
• volbou menu: Evidence-Konec
• ukončení provede automaticky systém - viz níže.

Automatické ukončení aplikace při nečinnosti uživatele V rozšiřujících parametrech ve skupině 13 je parametr AUTOCLOSE, který určuje po kolika minutách nečinnosti uživatele je aplikace ukončena. Výchozí hodnota je nastavena na nulu, což znamená, že k automatickému ukončení aplikace nedojde nikdy. Do času nečinnosti uživatele se nezapočítává čas aktuálně běžící operace (např.zpracování mezd, měsíční uzávěrka apod.). Čas se odpočítává až po dokončení operace, kdy uživatel nepoužívá myš ani klávesnici anebo má aplikaci minimalizovanou a pracuje s jiným programem.