|
|
| (Není zobrazeno 6 mezilehlých verzí od 2 dalších uživatelů.) |
| Řádek 1: |
Řádek 1: |
| == Šablony dokumentů ==
| | Šablona má více významů |
| Uživatel může vytvářet své vlastní šablony dvěma způsoby:
| |
|
| |
|
| '''a)''' '''vytvořením nové šablony''' podle dat, která jsou zobrazena - musí se jednat o zobrazení v editačním režimu. Šablona se vytvoří v okně pod volbou menu ‚PIS - Dokumenty – Vytvořit novou šablonu‘.
| | * [[šablona (dokumenty)]] - šablona pro vytváření dokumentů |
| | | |
| '''b)''' '''odvozením z existující šablony''' volbou‚ PIS – Dokumenty - Správa šablon dokumentů´
| | * [[šablona (popisy)]] - šablona pro vytváření popisů pracovních míst |
| | |
| | |
| '''V obou případech se používá okno popsané v kapitole ‚Správa šablon dokumentů‘.'''
| |
| | |
| | |
| Do dokumentu je možné zakomponovat jen ty z údajů, které jsou obsaženy v aktuálně zobrazované agendě.
| |
| | |
| == Editace šablony ==
| |
| === Editace nové šablony ===
| |
| '''Menu:''' PIS – Dokumenty – Vytvořit novou šablonu
| |
| | |
| [[Image:PIS-dokumenty-varianty-sablon.png|thumb|šablony - 3 varianty prostředí]] | |
| | |
| Nutnou podmínkou pro otevření tohoto okna je, aby měl uživatel v aplikaci souběžně otevřené okno s agendou, nad kterou má být vytvořen dokument, např. PIS – Dokumenty – Dokumenty v některé ze záložek, Evidence zaměstnanců – Osobní údaje, nebo Nepřítomnosti – Dovolená. Tato agenda musí být navíc nastavena do režimu '''Editace'''.
| |
| | |
| | |
| Poté zvolte menu: '''PIS – Dokumenty – Vytvořit novou šablonu''' a stiskněte '''tlačítko Nový'''. Pokud je rozšiřujícím parametrem nastaveno používání MS Word, systém uživatele vyzve k volbě, v jakém prostředí má být šablona vytvořena, zda v editoru RTF, nebo v prostředí Microsoft Word. Následně systém provede přenesení formuláře zobrazované agendy do prostředí textového editoru, ve kterém je třeba vytvořit konečnou podobu uživatelské šablony. Šablona může být vytvořena v editoru:
| |
| * rtf
| |
| * Microsoft Word
| |
| * Open Office document
| |
| | |
| | |
| '''RTF textový editor'''Pokud je použit jednoduchý RTF textový editor, jsou ihned po přenosu vidět na pracovní ploše editoru údaje, které je možné zakomponovat do dokumentu. Tyto údaje jsou pojmenovány podle názvů sloupců z databáze, takže je třeba toto pojmenování upravit a začlenit do doplňovaného textu. Pole, do kterých se budou přenášet data, jsou nahrazena zástupnými znaky (řetězce jako ‚_____‘, čísla jako ‚9999‘). Tato pole je možné pomocí clipboardu vybírat myší a přemisťovat či mazat; pole označte tak, že se kurzorem nastavíte na začátek, poté zmáčkněte kombinaci kláves '''Shift+šipka vpravo''' – pole nesmí blikat – a poté již můžete pole přemístit nebo zkopírovat. Je důležité tato pole zpracovávat i s jejich názvy, aby byla zachována orientace.
| |
| | |
| Jednoduchý RTF textový editor, který je k dispozici, obsahuje standardy velmi podobné editoru WordPad od Microsoftu. Obsahuje lištu nástrojů pro nastavení typu písma, řádkování, způsob zobrazení, barvy písma, nastavení tabulátorů, či možnost zobrazení pravítka.
| |
| | |
| '''Vložení obrázku do dokumentu'''
| |
| | |
| '''Vložení obrázku do dokumentu v RTF editoru '''
| |
| | |
| Použijete následující postup:
| |
| | |
| - v textovém editoru (např. Word) otevřte dokument obsahující požadovaný obrázek
| |
| | |
| - vyberte obrázek a zkopírujte do klipboardu (CTRL+C)
| |
| | |
| - přepněte se do okna aplikace s otevřeným uživatelským dokumentem
| |
| | |
| - myší zvolte cílovou polohu obrázku
| |
| | |
| * přeneste obrázek z klipboardu (CTRL+V)
| |
| | |
| '''Pozor:''' vytvářené uživatelské dokumenty mají systémem omezenou velikost. Proto se může stát, že rozsáhlý dokument s obrázkem nebude možné uložit. Doporučujeme, aby velikost obrázku jako souboru nepřesáhla 30 kB.
| |
| | |
| '''Microsoft Word'''
| |
| | |
| Jednou z podmínek pro použití editoru Microsoft Word je nastavení rozšiřujícího parametru v aplikaci – parametru '''DOKUMENTY_WORD''' na hodnotu ''‚Ano‘.''
| |
| | |
| | |
| Postup pro vytvoření šablony:
| |
| | |
| - otevřete agendu, ve které se vyskytují údaje potřebné ke složení do sestavy a přejděte do
| |
| | |
| editačního režimu (dole záložka Editace).
| |
| | |
| - otevřete menu:''' '''PIS – Dokumenty – Vytvořit novou šablonu
| |
| | |
| - stiskněte tlačítko ‚Nový‘
| |
| | |
| - v zobrazeném dotazu na použití Wordu odpovězte ‚Ano‘.
| |
| | |
| - počkejte až se zinicializuje Microsoft Word. Otevře se '''Microsoft Word v režimu '''
| |
| | |
| '''hromadné korespondence.'''
| |
| | |
| - otevřete si v Microsoft Word jiný soubor, v němž je dokument již vytvořen a překopírujte jej do dokumentu označeného ‚Dokument aplikace MaP‘. Pro editor Word neexistují implicitní šablony, takže šablony nelze odvozovat, ale je nutné pro každý typ dokumentu nejprve vytvořit šablonu novou. Pak už je možné z této šablony odvozovat. Dále:
| |
| | |
| - do tohoto dokumentu vložte odkazy na datová pole, která se mají automaticky vkládat z aplikace. Toto Word umožňuje pomocí tlačítka ‚Vložit slučovací pole‘ v rozšířené liště menu Wordu.
| |
| | |
| - celý takto vytvořený dokument uložte pomoci volby menu Wordu ‚Aktualizovat‘ (která je takto přejmenována namísto standardního ‚Uložit‘).
| |
| | |
| - odpovězte kladně na dotaz o uložení šablony do aplikace a takto vzniklou šablonu nějak pojmenujte.
| |
| | |
| | |
| Výhodou použití Wordu jsou jeho grafické možnosti, nevýhodou je to, že při tisku nelze zobrazit náhled na dokumenty (aby bylo zajištěno archivování dokumentu v nezměněné podobě a aby byla možná kontrola, že dokument již byl vytištěn – příznaku ´A´). Do Wordu se jednotlivé pole s údaji z propojené agendy vkládají pomocí tlačítka '''‚Vložit slučovací pole‘,''' které je v levé dolní části menu MS Wordu. Toto nabízí pouze datábázové názvy polí, ve kterých se může uživatel špatně orientovat. Existuje však pomůcka: Pokud se nacházíte v agendě, nad kterou bude tvořena šablona pomocí Wordu, jste v záložce ‚Detail‘ a tato agenda má aspoň 1 řádek (údaje jsou vyplněny), dáte volbu menu '''‚Tisk‘ se současným stiskem klávesy Ctrl'''. Po této volbě bude uživatel dotázán, zda místo tisku dokumentu nehodlá vytisknout pouze seznam slučovacích polí s ukázkou momentálního naplnění.
| |
| [[Image: PIS-dokumenty-seznam-polozek.PNG|right|250px]]
| |
| | |
| Ještě jedna '''důležitá informace pro správnou práci s Wordem''': nezavírat MS Word, pokud je v něm otevřena šablona z aplikace MaP. Je nutné nejprve tuto uložit, nebo zavřít.
| |
| | |
| Ve slučovacích polích v programu MS Word naleznete položky, které začínají cc_ - tato pole jsou dostupná pouze pro MS Word nebo OpenOffice a jsou to pole, která naleznete stejná ze všech standardních záložek dokumentů (PIS/Dokumenty/Dokumenty).
| |
| | |
| | |
| ---------------------------------------
| |
| | |
| === Šablona Open Office ===
| |
| | |
| [[Image: PIS-dokumenty-sablona-ods.png|thumb|Šablona vytvářená v Open Office]] | |
| | |
| Poznámky:
| |
| * Zástupná pole datových položek se načtou přímo do okna dokumentu.
| |
| * Dokument včetně zástupných polí můžete libovolně formátovat, doplnit popisný text okolo datových polí, libovolná zástupná pole smazat.
| |
| * Uložení hotové šablony se provádí na straně aplikace. Po dobu zobrazení šablony je v aplikaci KS otevřeno okno, které uložení umožní.
| |
| | |
| ----------------------------------------------------------
| |
| | |
| === Editace odvozené šablony ===
| |
| '''Menu:''' PIS – Dokumenty – Správa šablon dokumentů
| |
| | |
| | |
| Tento postup slouží k vytvoření varianty již existující šablony. Zvolte '''PIS – Dokumenty - Správa šablon dokumentů'''. Systém zobrazí okno tiskového manažera. V něm je seznam již existujících šablon. V tomto seznamu je potřeba kliknout na šablonu, ze kterého se má vytvořit odvozenina, potom kliknout na tlačítko '''‚Editovat vybranou šablonu‘.'''
| |
| | |
| Objeví se opět pracovní plocha textového editoru s načteným zvoleným dokumentem.
| |
| | |
| | |
| == Uložení šablony ==
| |
| Po provedení editačních úprav v šabloně je možné použít tlačítka:
| |
| | |
| '''Nahradit stávající '''– provede nahrazení původně načtené šablony právě provedenými úpravami. To je ale možné jen tehdy, pokud šablona ještě nebyla v systému použita (není nad ní vytvořen dokument).
| |
| | |
| '''Uložit jako nový''' – provede uložení šablony do databáze. V tomto okamžiku je potřeba se rozhodnout, zda byla vytvořena nová verze nebo varianta šablony.
| |
| | |
| | |
| Systém se přepne do okna Správy šablon dokumentů.
| |
| | |
| '''Nová verze šablony'''
| |
| | |
| '''Nová varianta šablony'''Novou verzi vytvoříte tak, že '''ponecháte název '''a nastavením data '''určíte termín''', od kterého bude tato verze platná. K použití pak systém nabízí jen verzi s posledním datem platnosti.
| |
| | |
| Nová varianta se vytvoří tak, že '''změníte název šablony'''. Při každém požadavku na tisk pak systém nabízí možnost výběru, pokud v databázi existují alespoň dvě varianty šablony.
| |
| | |
| | |
| Nakonec stiskněte tlačítko '''Uložit.'''
| |
| | |
| | |
| == Správa šablon dokumentů ==
| |
| ''' Menu:''' PIS - Dokumenty – Správa šablon dokumentů
| |
| | |
| | |
| V tomto rozhraní má uživatel k dispozici nástroje pro úpravy šablon.
| |
| | |
| [[Image:PIS-dokumenty-sprava-sablon-dokumentu.png|700px]]
| |
| | |
| | |
| '''Význam sloupců'''Zobrazené sloupce:
| |
| | |
| '''Šablona pro agendu - '''nad kterou agendou byla šablona vytvořena
| |
| | |
| '''Název šablony '''- uživatelem definovaný název šablony
| |
| | |
| '''Platnost od '''- od jakého data je šablona platná
| |
| | |
| '''Vytvořil''' - jméno uživatele, který šablonu vytvořil
| |
| | |
| '''Dat.vytvoření''' - datum, kdy byla šablona vytvořena
| |
| | |
| '''Editor''' - v jakém editoru byla šablona vytvořena (rtf nebo Word)
| |
| | |
| '''Archivace''' - zda dokumenty vytvořené nad touto šablonou budou v systému archivovány (ukládány). Implicitní dokumenty vytvářené v rtf editoru jsou vždy archivovány, tj. příznak archivace u těchto šablon nelze změnit – hodnota „vynucená“. V případě MS Word šablon je nabídka hodnot: Ano, Ne, Souborová.
| |
| | |
| Ano – dokument bude archivován. Jen při této volbě je zajištěna možnost hromadného tisku dokumentů.
| |
| | |
| Ne – Dokument nebude archivován v systému. Při výtisku se objeví dokument v MS Wordu a bude umožněno dokument ještě editovat. Zda uživatel výsledný soubor uloží nebo ne, záleží již na něm.
| |
| | |
| '''''Souborová''''' – Při výtisku se objeví dokument v MS Wordu a bude umožněno dokument ještě editovat. Po výtisku (nebo před výtiskem) je potřeba dokument uložit – a tím se uloží jeho stav v systému. Uložen bude vnitřně v tzv. BLOBech. K dokumentu se pak uživatel dostane v agendě Dokumenty, záložce „Vystavené dokumenty“ (souborově archivovaný dokument není dostupný v záložce odkud primárně došlo k jeho vzniku, ani v archivu „standardně“ archivovaných dokumentů, ale pouze v „dokumentech vystavených“). V okamžiku náhledu nebo tisku dojde k restauraci dokumentu z BLOBů do formy souboru ukládaného v tmp adresáři.
| |
| | |
| | |
| '''Vznikla jako''' – zde se mohou objevit hodnoty „Uživatelská“ (pro všechny uživatelsky vytvořené šablony), „Výchozí“ (výchozí, dodaná z KS-programu, pokud ji uživatel chce použít, vždy se z ní udělá kopie do „uživatelské“), „Sestava“ (dodaná z KS-programu, neměnná, nedá se z ní odvodit jiná).
| |
| | |
| '''Zvl.právo''' - Uživatel, který má příslušné přístupové právo (ZVLÁŠTNÍ - přístupové právo na vymezené šablony dokumentů), může provést zatrhnutí v tomto sloupci u požadované šablony; tímto zatrhnutím se uživatelům nemající toto přístupové právo omezí práce se šablonou - šablonu nebudou moci editovat (upravovat) ani nad ní nevytvoří žádný dokument. Ovšem v archivu dokumentů budou moci prohlížet i s náhledem dokumenty nad touto šablonou vytvořené jiným uživatelem.
| |
| | |
| | |
| '''Význam tlačítek'''Dále v okně naleznete tlačítka:
| |
| | |
| '''Editovat vybranou šablonu''' - pro vytvoření nové šablony
| |
| | |
| == Zálohování a obnova šablony ==
| |
| Standardní šablonu (z menu: PIS/Dokumenty/Dokumenty) je možno zálohovat do souboru a následně provést obnovu z tohoto souboru. Funkčnost je možno také použít pro zkopírování šablony do druhé databáze, ovšem musí již existovat šablona. Postup je pak následující:
| |
| # ve zdrojové databázi proveďte export šablony (menu:PIS/Dokumenty/Správa šablon dokumentů, vyberte požadovanou šablonu, přejděte do režimu Editace a tam najdete tlačítko pro uložení šablony do souboru, přičemž určujete místo, kde se šablona uloží, a její název)
| |
| # v cílové databázi vytvořte novou šablonu (tzn. vytvoření jednoho nového dokumentu u některého vybraného zaměstnance)
| |
| # v cílové databázi proveďte import šablony (menu:PIS/Dokumenty/Správa šablon dokumentů, vyberte šablonu vytvořenou v předchozím kroku, přejděte do režimu Editace a tam najdete tlačítko pro import šablony). Tímto bude přepsána šablona vytvořená v předchozím kroku.
| |
