Nastavení workflow: Porovnání verzí

Z Prirucky
 
(Není zobrazeno 5 mezilehlých verzí od stejného uživatele.)
Řádek 1: Řádek 1:
''Nastavení workflow''
[[Image:P_faze_kroky.png|right|750px]]
[[Image:P_faze_kroky.png|right|750px]]
Každé workflow je nutné na začátku nastavit, dříve než začnou být zadávány požadavky dané oblasti. Nastavení zahrnuje souhrn vlastností, voleb, dat, která specifikují individuální požadavky klienta pro proces schvalování požadavku. Jako například počet kroků, počet stavů v každém kroků, zodpovědné osoby, a podobně. <br>
Každé workflow je nutné na začátku nastavit, dříve než začnou být zadávány požadavky dané oblasti. Nastavení zahrnuje souhrn vlastností, voleb, dat, která specifikují individuální požadavky klienta pro proces schvalování požadavku. Jako například počet kroků, počet stavů v každém kroků, zodpovědné osoby, a podobně. <br>
Řádek 10: Řádek 11:
=== Uživatelské nastavení ===
=== Uživatelské nastavení ===
Kromě standardního nastavení má uživatel možnost nastavit si jednorázově procesy podle své potřeby. Nastavování se provádí v průvodci, který je popsán dále.
Kromě standardního nastavení má uživatel možnost nastavit si jednorázově procesy podle své potřeby. Nastavování se provádí v průvodci, který je popsán dále.
=== Export/Import ===
<small>Menu: Nastavení >> Nastavení workflow >> Typ workflow </small> <br>
Při přenosu nastavení z jedné databáze do druhé lze využít pomůcky pro export/import.
[[Image: Nastaveni workflow-Export-Import.png|450px]]
<small>Využívá se například v případech, kdy nejprve dochází k nastavení a otestování procesu ve cvičném prostředí a po ověření je potřeba jej převést do reálného provozu.</small>
* Lze exportovat '''jak vybrané workflow, tak definice všech workflow'''.
* Výsledný soubor je typu '''.xml'''. Systém jej ukládá pod názvem '''''WFDefinice.xml''''' do Windows složky '''''Stažené soubory'''''.
* Import se provádí na stejné stránce. Po výběru souboru se stiskne tlačítko '''''Provést'''''.
<small>hd 46452, od 10/2019</small>


== Změna nastavení ==
== Změna nastavení ==
* Pokud již schvalování požadavků nějakou dobu používáte a požadujete změnu definice, konzultujte tuto změnu s firmou KSProgram. Obecně změna není žádoucí (aby byla zachována historie požadavků).
* Pokud již schvalování požadavků nějakou dobu používáte a požadujete změnu definice, konzultujte tuto změnu s firmou KSprogram. Obecně změna není žádoucí (aby byla zachována historie požadavků).
* Provedení změny definice - pokud zároveň běží některé požadavky - může způsobit problémy.
* Provedení změny definice - pokud zároveň běží některé požadavky - může způsobit problémy.


Řádek 41: Řádek 56:
# na závěr (příp. pro každý krok jednotlivě) potvrďte změny a uložte je volbou: '''''Uložení''''' - '''''Uložit'''''
# na závěr (příp. pro každý krok jednotlivě) potvrďte změny a uložte je volbou: '''''Uložení''''' - '''''Uložit'''''


=== Popisy polí ===
=== Názvy kroků ===
[[Image:P_nastaveni_uziv_rozhrani.png|thumb|left]]
'''Název kroku''' - uživatelský název sloužící k usnadnění orientace v jednotlivých krocích. Vyplňuje se např. "vytvoření", "schválení 1. úroveň", "zamítnutí", "uzavření". Typicky 1. krok by mohl mít uvedeno "vytvoření".  
 
'''Popis kroku''' - uživatelský popis sloužící k usnadnění orientace v jednotlivých krocích. Vyplňuje se např. "vytvoření", "schválení 1. úroveň", "zamítnutí", "uzavření". Typicky 1. krok by mohl mít uvedeno "vytvoření".  
 
Objekty v uživatelském nastavení lze nastavovat pro čtyři skupiny uživatelů.
 
{| class="prettytable" cellpadding = "5" cellspacing = "0" border = "1"
|- style="background-color: #eeeeee"
| '''Skupina uživatelů'''
| '''Popis'''
|-
| '''(a) Adresát'''
| Uživatel odpovědný za řešení požadavku v konkrétním stavu. V průběhu zpracování workflow se adresáti mohou měnit.
|-
| '''(s) Správce'''
| Uživatel vybaven správcovskými právy - [[Portál-Práva]]. Pro [[Služební cesty]] též:[[SlcSpravci]].
|-
| '''(v) Vydavatel'''
| Vydavatel požadavku.
|-
| '''(o) Ostatní'''
| Uživatelé nespadající ani do jedné z výše uvedených skupin, kteří zároveň mají přístupného zaměstnance. Využívá se např. pro stav ''storno'', kdy tento stav může nastavit jen vydavatel, ale zároveň je ještě ponechána volba adresátům pro schválení/neschválení.
|}


Pořadí, při určování, do které skupiny uživatel patří, (uplatní se například při zobrazování seznamu požadavků, tj. při jejich zpracování) je následující (pokud je nalezena shoda, dále se již nepokračuje):
=== Nastavení uživatelského rozhraní ===
# Správce
* '''[[Nastavení uživatelského rozhraní (Nastavení workflow)|Nastavení uživatelského rozhraní]]'''
# Adresát
# Vydavatel
# Ostatní


Pro každou skupinu uživatelů se zobrazuje seznam objektů stránky a jejich vlastností, které lze měnit. Ve sloupci hodnota se nabízí seznam všech hodnot, které lze přiřazovat uvedeným vlastnostem objektů.
=== Nastavení stavů a akcí ===
* '''[[Nastavení stavů a akcí (Nastavení workflow)|Nastavení stavů a akcí]]'''


{| class="prettytable" cellpadding = "5" cellspacing = "0" border = "1"
== E maily ==
|- style="background-color: #eeeeee"
Po jednorázovém nastavení parametrů bude každá změna stavu požadavku oznámena zasláním emailu. <br>
| '''Objekt'''
<small>Tak například po vytvoření žádosti o dovolenou zaměstnancem bude zaslán informativní email řešieli (např. nadřízenému - přímému nadřízenému dle systemizace). Po schválení této žádosti o dovolenou nadřízeným bude zaslán informativní email zaměstnanci. </small>
| '''Vlastnost'''
| '''Hodnoty vlastností'''


|-
=== Emailové adresy ===
| '''Diskuze''' - nastavením zobrazování diskuse bude možno přidávat diskusní příspěvky. <small>Max. počet zapsaných znaků je 999</small> [[Image:P_diskuze.png|60px|border]]
Emailové adresy zaměstnanců je nutno mít uloženo v agendě
| Visible
*  '''[[Kontakty]]''' se specifikací:  
|
: '''''E-mail do práce'''''
true <br/>
false


|-
=== Parametry nastavující emailovou notifikaci ===
| '''Form1''' - znamená hlavní formulář pro zadání požadavku. [[Image:P_form1.png|60px|border]]
| Mode
|
ReadOnly <br/>
Insert <br/>
Edit
 
|-
| '''PanelZmenaStavu''' - umožní uživateli měnit stav požadavku, typicky se využívá pro adresáta požadavku. [[Image:P_panel_zmena_stavu.png|60px|border]]
| Visible
|
true <br/>
false
 
|-
| '''PanelAdresat''' - zobrazí adresáta následujícího kroku s možností změny adresáta. [[Image:P_panel_adresat.png|60px|border]] [[Image: Pozadavek-dokument-adresat.png|60px|border]]
| Mode
|
ReadOnly <br/>
Edit <br/>
Hidden
 
|-
| '''[[Přílohy]]''' - zda bude možno přiložit přílohu (soubor). <small>Seznam povolených typů (přípon) souborů je uveden v obrázku.</small> [[Image:Prilohy-k-pozadavku.png|70px|border]] [[Image:Prilohy-k-pozadavku-priklad-ulozenych-souboru-1.png|60px|border]] 
| Visible
|
true <br/>
false
 
|-
| '''VyberPomeru''' - '''[[Požadavky po poměrech]]'''
| Visible
|
true <br/>
false
 
|}
 
== Nastavení stavů a akcí ==
Zde se nastavují možné stavy pro krok procesu schvalování. Každý jednotlivý záznam se nazývá "definice stavu".
 
[[Image:P_nastaveni_stavu_akci.png]]
 
{| class="wikitable" cellpadding = "5" cellspacing = "0" border = "1" width="100%"
|- style="background-color: #eeeeee"
| <center>'''Název'''</center>
| <center>'''Definice'''</center>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Stav'''
| style="width: 85%;"|
Textové pole pro zadání interního řetězce pro identifikaci stavu. Vyplňuje se jedno slovo malými písmeny, bez diakritiky. Např. "novy". Striktně doporučeno, aby text byl '''unikátní''' v rámci celého konkrétního workflow. Obvykle pokud se jedná o první stav "novy", resp. '''pokud byl''' již stav '''použit''' (existují požadavky, které jím prošly), je '''needitovatelný''' <small>(šedě podbarvený, nelze do něj nastavit kurzor myši)</small>. Smazání dosud nepoužitého stavu provedete odmazáním všech jeho atributů (název, následující krok, oznámení komu, atd.).
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Popis'''
| style="width: 85%;"|
Zobrazovaná hodnota pro interní identifikaci stavu. Např. "Nový". Uživatelský popis stavu.
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Implicitní stav'''
| style="width: 85%;"|
Při zatržení dochází v určitý časový okamžik k ukončení vybraného kroku požadavku. Pole může být zatrhlé pouze u jednoho stavu.
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Přístup''' <small>Kdo může nastavit stav)</small>
| style="width: 85%;"|
Možnost zatrhnout více voleb pro určení, kdo bude mít přístup k požadavku.
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2; background-color: #eeeeee">
Viz '''skupina uživatelů''': <br>
''(a) Adresát'' <br/>
''(v) Vydavatel''<br/>
''(s) Správce'' <br/>
''(o) Ostatní''
</p>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''#'''
| style="width: 85%;"|
Pořadí vyhodnocování podmínek. První řádek má pořadí 99, je to řádek s výchozím nastavením, tj. nastavení, které se použije pokud není splněna žádná podmínka (nebo není žádná podmínka zadána). Z tohoto důvodu nelze podmínku u 1. řádku zadat.
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Podmínka'''
| style="width: 85%;"|
[[Podmínka (Nastavení workflow)]]
|-
| style="width: 15%;"|
'''Validace'''
| style="width: 85%;"|
[[Validace (Nastavení workflow)]]
|-
| style="width: 15%;"|
'''Sys. stav''' <small>(systémový stav)</small>
| style="width: 85%;"|
Systémový stav může nabývat následujících hodnot:
<p style="border: dotted grey 1px; padding: 0 0 0 5px; line-height: 2;  background-color: #eeeeee">
'''(n) nový''' - přiřadí se stavu odpovídajícímu novému požadavku <br/>
'''(r) běžící''' - ostatní stavy mezi stavem "nový" a "konec-úspěch" nebo "konec-neúspěch" <br/>
'''(s) konec-neúspěch'''- odpovídá poslednímu stavu – zrušení nebo zamítnutí požadavku <br/>
'''(o) konec-úspěch''' - odpovídá poslednímu stavu - schválení požadavku
</p>
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Akce'''
| style="width: 85%;"|
[[Akce (Nastavení workflow)]]
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Násl.krok''' <small>(Následující krok)</small>
| style="width: 85%;"|
Odkaz na krok, který následuje, pokud uživatel vybere stav přiřazený této "definici stavu". Zádává se číslo kroku.
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Adresát pro násl.krok'''
| style="width: 85%;"|
[[Adresát a Oznámení (Nastavení workflow)]]
 
|-
| style="width: 15%;"|
'''Oznámení komu'''
| style="width: 85%;"|
[[Adresát a Oznámení (Nastavení workflow)]]
 
|}
 
<!--
Po jednorázovém nastavení parametrů bude každá změna stavu požadavku oznámena zasláním emailu. Tak například po vytvoření žádosti o dovolenou zaměstnancem bude zaslán informativní email nadřízenému (přímému nadřízenému dle systemizace). Po schválení této žádosti o dovolenou nadřízeným bude zaslán informativní email zaměstnanci.
-->
 
== Parametry nastavující emailovou notifikaci ==
* '''[[Parametry (Obecné)]]'''
* '''[[Parametry (Obecné)]]'''


<small> Příklad nastavení: [[Email KSPortálu]] = test@ksprogram.cz, ksportal; [[Email kódování]] = UTF8; [[Email SMTP]] = slivka,25 </small>
<small> Příklad nastavení: [[Email KSPortálu]] = test@ksprogram.cz, ksportal; [[Email kódování]] = UTF8; [[Email SMTP]] = slivka,25 </small>


'''Emailové adresy zaměstnanců''' <br>
=== Ostatní ===
Emailové adresy zaměstnanců je nutno mít uloženo v aplikaci KS mzdy PROFi ('''menu:''' Evidence - Evidence zaměstnanců - Kontakty) se specifikací:
* '''''E-mail do práce'''''
v agendě [[Kontakty]]
 
Pozn. Pokud má zaměstnankyně (zaměstnanec) jeden pracovní poměr a ten je aktuálně v mimoevidenčním stavu, nebudou jí (jemu) odesílány notifikační emaily. <!-- Pavel R. - tak prý Petr H. provedl změnu v cca 02/2016 -->
Pozn. Pokud má zaměstnankyně (zaměstnanec) jeden pracovní poměr a ten je aktuálně v mimoevidenčním stavu, nebudou jí (jemu) odesílány notifikační emaily. <!-- Pavel R. - tak prý Petr H. provedl změnu v cca 02/2016 -->


Řádek 240: Řádek 85:


== Soubory (přílohy) ==
== Soubory (přílohy) ==
Aby bylo možno ukládat soubory/přílohy, je potřeba, aby uživatelé měli nastaven přístup pro zápis do určitých dočasných adresářů. Přesný popis je v instalační příručce ke KS portálu:
Aby bylo možno ukládat soubory/přílohy, je potřeba, aby uživatelé měli nastaven přístup pro zápis do určitých dočasných adresářů. Upřesňující popis:
: [[Instalační příručka]]
: [[Instalační příručka]]
== Společná nastavení ==
* [[Společná nastavení (Nastavení workflow)]] - aktuálně nepoužívejte.
== Příklad nastavení ==
Přílad nastavení workflow:
* [[portál-nastaveni workflow dovolená]]


== Odkazy ==
== Odkazy ==
* [[Požadavky (KS portál)]]
* [[Požadavky (KS portál)]]
Přílad nastavení workflow - [[portál-nastaveni workflow dovolená|Dovolená]]


<div style="text-align:center">[[Příručka KS Portál|Zpět]]</div>
<div style="text-align:center">[[Příručka KS Portál|Zpět]]</div>

Aktuální verze z 2. 10. 2019, 16:43

Nastavení workflow

P faze kroky.png

Každé workflow je nutné na začátku nastavit, dříve než začnou být zadávány požadavky dané oblasti. Nastavení zahrnuje souhrn vlastností, voleb, dat, která specifikují individuální požadavky klienta pro proces schvalování požadavku. Jako například počet kroků, počet stavů v každém kroků, zodpovědné osoby, a podobně.
Menu: Nastavení - Nastavení workflow

Způsob nastavení workflow

Standardní nastavení

Pozor: pokud již máte nadefinovány vlastní typy požadavků a používáte je, nespouštějte jednorázovou funkci.

Uživatelské nastavení

Kromě standardního nastavení má uživatel možnost nastavit si jednorázově procesy podle své potřeby. Nastavování se provádí v průvodci, který je popsán dále.

Export/Import

Menu: Nastavení >> Nastavení workflow >> Typ workflow
Při přenosu nastavení z jedné databáze do druhé lze využít pomůcky pro export/import.

Nastaveni workflow-Export-Import.png

Využívá se například v případech, kdy nejprve dochází k nastavení a otestování procesu ve cvičném prostředí a po ověření je potřeba jej převést do reálného provozu.

  • Lze exportovat jak vybrané workflow, tak definice všech workflow.
  • Výsledný soubor je typu .xml. Systém jej ukládá pod názvem WFDefinice.xml do Windows složky Stažené soubory.
  • Import se provádí na stejné stránce. Po výběru souboru se stiskne tlačítko Provést.

hd 46452, od 10/2019

Změna nastavení

  • Pokud již schvalování požadavků nějakou dobu používáte a požadujete změnu definice, konzultujte tuto změnu s firmou KSprogram. Obecně změna není žádoucí (aby byla zachována historie požadavků).
  • Provedení změny definice - pokud zároveň běží některé požadavky - může způsobit problémy.

Průvodce nastavení

Typ workflow a počet kroků

Typ workflow a počet kroků
poř. činnost obrázek
1 Zvolte Typ workflow P typ workflow.png
2 Nastevte Počet kroků P faze kroky.png
  • Kroky - libovolný počet (Před 09/2017 byl maximální počet kroků = 20.) Doporučení: pokud je číslo kroku zmíněno v návaznostech ("následující krok"), měl by tento existovat. Závěrečný krok (nebo kroky) by měl mít nastaven přístupy na panely (předpokládá se "jen pro čtení"). Nicméně pokud se nenaleznou nastavení, nebo ani dotyčný krok, systém přiřazuje defaultní stav panelů ("jen pro čtení").

Každý krok se skládá z

- Nastavení uživatelského rozhraní a
- Nastavení stavů a akcí.
  • Stavy - maximální počet = 10 stavů v každém kroku. (Před 09/2017 byl maximální počet stavů v jednom kroku = 5.)

Uložení

Postup:

  1. proveďte změny v jednotlivých krocích
  2. na závěr (příp. pro každý krok jednotlivě) potvrďte změny a uložte je volbou: Uložení - Uložit

Názvy kroků

Název kroku - uživatelský název sloužící k usnadnění orientace v jednotlivých krocích. Vyplňuje se např. "vytvoření", "schválení 1. úroveň", "zamítnutí", "uzavření". Typicky 1. krok by mohl mít uvedeno "vytvoření".

Nastavení uživatelského rozhraní

Nastavení stavů a akcí

E maily

Po jednorázovém nastavení parametrů bude každá změna stavu požadavku oznámena zasláním emailu.
Tak například po vytvoření žádosti o dovolenou zaměstnancem bude zaslán informativní email řešieli (např. nadřízenému - přímému nadřízenému dle systemizace). Po schválení této žádosti o dovolenou nadřízeným bude zaslán informativní email zaměstnanci.

Emailové adresy

Emailové adresy zaměstnanců je nutno mít uloženo v agendě

E-mail do práce

Parametry nastavující emailovou notifikaci

Příklad nastavení: Email KSPortálu = test@ksprogram.cz, ksportal; Email kódování = UTF8; Email SMTP = slivka,25

Ostatní

Pozn. Pokud má zaměstnankyně (zaměstnanec) jeden pracovní poměr a ten je aktuálně v mimoevidenčním stavu, nebudou jí (jemu) odesílány notifikační emaily.

portal_url - používáno ve zvláštních případech: Instalační_příručka#Sekce <appSettings>

Soubory (přílohy)

Aby bylo možno ukládat soubory/přílohy, je potřeba, aby uživatelé měli nastaven přístup pro zápis do určitých dočasných adresářů. Upřesňující popis:

Instalační příručka

Společná nastavení

Příklad nastavení

Přílad nastavení workflow:

Odkazy

Citováno z „http://prirucky.ksprogram.cz/index.php?title=Nastavení_workflow&oldid=37335“