Pom19

Příklad kontroly měsíčního zpracování mezd

1. Archiv spuštěných výpočtů

Menu: Pomůcky/Archiv spuštěných výpočtů
Kontrola, zda u všech zaměstnanců je poslední operací výpočet. (setřídit dle sloupce).

2. Zpracování brutto (Kontrolní sestavy)

Menu: Mzdy/Zpracování brutto, záložka Kontrolní sestavy
Především sestavy:

• Chybějící údaje ve výkazech
• Rozdíly proti časovému fondu
• Kontrolní sestava výčetek – jen vystoupivší zaměstnanci
• Roční statistika hodin DPP - hlídání limitu hodin DPP.

3. Vyúčtování zaměstnanců

Menu: Mzdy/Vyúčtování zaměstnanců nebo Evidence/MaPExpress/Vyúčtování

• Kontrola výpočtu
• Mincovka (V hotovosti) - kontrola, zda všichni zaměstnanci mají zadán bankovní účet nebo jinou platbu (v hotovosti)
• Sestava-dluhy
• Sestava-doplatky

4. Rekapitulační list

Menu: Sestavy/Mzdové sestavy/Rekapitulace, záložka Rekapitulační list
Zkontrolovat, zda částka u * souhlasí s částkou u * (příjem = výdej).

5. Zpracování brutto - počet záznamů

Menu: Mzdy/Zpracování brutto, záložka Seznam zaměstnanců, tlačítko Urči stav''
Určí počet záznamů ve zpracování brutto každého zaměstnance. Následně setřídit podle sloupce Stav (St.). Zkontrolovat, zda někdo nemá příliš málo nebo naopak příliš mnoho položek (řádků) ve Zpracování brutto. Zvlášť pro vystoupivší zaměstnance (kontrola kteří z nich mají položky ve mzdě, když ano, tak proč), zvlášť pro zaměstnance ve stavu (zda mají všichni položky ve mzdě, když ne, tak proč).

6. Zbývající dovolená a přečerpaná dovolená

Menu: Sestavy/Personální sestavy z mezd/Dovolená, záložka Zbývající dovolená nebo Zaměstnanci po výstupu

K přečerpání může dojít např. tehdy, pokud je zaměstnanci zadán datum ukončení a on předtím vyčerpal více dnů, než měl nárok (celoroční, standardně přiznáván počátkem roku). Ke zjištění tohoto stavu doporučujeme přidat ke kontrolám měsíčního zpracování mezd také tuto na přečerpanou dovolenou. Sestavu setřiďte dle sloupce zůstatek dovolené, tím zjistíte, zda některý zaměstnanec nemá zápornou hodnotu.

7. Další sestavy

Kontrola pomocí dalších sestav. Např. Sestavy/Mzdové sestavy/Rekapitulace, záložka Srážky, Odvody
Sestavy/Odvody/Sociální pojištění, Zdravotní pojišťovny, Daně
Sestavy/Mzdové sestavy/Nemocenská, záložky Výkaz, Rekapitulace
Sestavy/Mzdové sestavy/Mzdová statistika, záložka Zkrácená mzdová statistika.

8. Hromadný příkaz

Menu: Mzdy/Hromadný příkaz
Hrubá kontrola výše částek, tak, aby byly v relaci s předchozími měsíci (v úvahu vzít příp. mimořádné odměny, 13. platy, apod.).

9. Přehled neodeslaných srážek

Přehled neodeslaných srážek - doplňková kontrola.

Komentář

Tyto kontroly mohou odhalit jen některé formální chyby a určitě nemohou odhalit nesprávnou hodnotu u všech zadaných dat (např. částka odměny zaměstnance byla zadána s jednou nulou na konci navíc). Doporučuje se, aby si uživatelé na základě výše uvedeného vzoru zpracovali sami určitý postup/návod kontroly, do něhož mohou zahrnout své vlastní potřeby a danosti firmy.

Hromadný příkaz k úhradě, přenos do účetnictví mohou být vytvářeny před měsíční závěrkou (poté ale již nic nesmí být měněno ve mzdách), anebo po měsíční závěrce. Po odeslání hromadného příkazu k úhradě by již neměly být měněny odesílané částky, tzn. měla by být provedena měsíční závěrka. Naprosto se nedoporučuje ponechávat období ve mzdách otevřené po několik následujících dnů.

Správný postup hlídá agenda Archiv spuštěných výpočtů. Za minulé měsíce by v archívu neměl být žádný chybový záznam (pokud bude uvedeno jméno zaměstnance a agenda, znamená to, že posledním krokem před uzávěrkou nebyl výpočet mzdy zaměstnance, ale zásah do příslušné agendy). Za aktuální měsíc zde můžete zjistit, kterým zaměstnancům byl proveden výpočet, a kterým nějaké zadání ještě bez výpočtu.

Před každou měsíční závěrkou je potřeba provést zálohu databáze (IT oddělení). Databázi je potřeba také zálohovat před každou úpravou databáze (IT oddělení, při některých nových update aplikace), a dále dle potřeby uživatelů. Měsíční zálohy databáze a roční záloha databáze by měly být uschovávány.

Odkazy

• Měsíční zpracování